過去很長一段時間,我都把時間管理看作技術問題,嘗試過各種方法與工具。後來事實證明,時間照溜不誤,我對浪費時間後的心虛和內疚感卻很難減弱。想要學習把時間管理好,我們需要的可能不是越來越多的工具,而是問自己「我為什麼需要時間管理?」

對於我這種講求效率又非常容易察覺時光易逝的人來說,在我沒有做正經事的每一秒(以及休息時的每一刻),都覺得自己是在對人生犯罪。也許正是因為抱有這樣的觀念,我才如此厭惡睡覺這件事,總幻想著某天能發明一種藥水,可以讓人一直醒著且不覺得勞累就好了。

說起睡眠,插個題外話。現在很流行「睡商」(睡眠商數)這個詞,意思是指一個人的睡眠品質和其智力及健康狀況的比例。我在網路上找了老半天也沒查到這個概念源自何處,所謂「美國學者提出」究竟是誰也沒說清楚,但暫且我們就先承認這個定義的合理性吧。

睡商和智商(IQ)、情商(EQ)一樣,也有高低之分。睡商高的人,他們的特質是:身體健康、精神煥發、皮膚光亮、思維敏捷。而睡商低的人,則有以下五種類型:

第一種,輕視睡眠族:認為睡覺是浪費時間,該睡覺的時候,他們可以看書、工作、娛樂、喝酒︙︙總之就是不睡覺,窮極一生要與睡魔搏鬥。

第二種,主動不眠族:生怕別人問「你怎麼這麼早就睡啦?」,所以說什麼就是不睡覺,視深夜兩點以前入睡為奇恥大辱。這類人士就怕自己睡得太好成為異類,搞到最後想睡好也辦不到了。

第三種,恐慌失眠族:最擔心和別人一樣失眠,偶爾一次睡不好就情緒緊張,害怕失眠會讓生活不順,其結果可能由業餘睡不好轉為正式失眠一族。

第四種,挑剔睡眠族:任何原因都會害他們睡不好,有各種頑固的睡覺舊習,要他們適應新環境和任何動態的改變,都需要漫長的時間。

第五種,犧牲睡眠族:被動失眠的最佳表現。往往是陪著別人不睡,為了別人的利益,犧牲自己的睡眠時間。

關於我在時間管理上的各種努力

我個人有點接近第一種類型,但絕不會因為娛樂消遣、無所事事而犧牲睡眠。我只是單純認為睡覺浪費時間,希望能把時間用來做更多正經事,例如工作、讀書、提升技能、鍛鍊身體,可是有時候我也會質疑自己的判斷:為什麼只有這些事才能算是人生中的正事?

我很懷疑對高睡商的定義「身體健康、精神煥發、皮膚光亮、思維敏捷」,這類描述在華爾街、矽谷的成功人士和菁英們身上可以見到,但我很難相信他們大多數人會有足夠的睡眠時間和良好睡眠品質。

還是說回正題吧,由於習慣性對時間感到敏感(甚至恐懼),我成了一個睡商比較低的人。但一味減少睡眠時間絕對不是好事,關鍵是要有效率地利用醒著的時間,這就得談談時間管理這個概念了。(推薦閱讀:給事情老是做不完的工作者,你需要「拆解」的工夫

過去很長一段時間,我都把時間管理看作技術問題,嘗試過各種方法。例如,我會用手機定時二十五分鐘(番茄工作法),讓自己專注在這個時間內把一件事情做好,不受其他事物的干擾;我列出每日待辦事項列表,按「要事第一」的概念排序、努力完成;我記錄自己做每一件事情的精確時間,然後每晚睡覺前盤點,看看哪些時間還能再被壓縮、擠出來。

除此之外,我還熱衷關注各種流行的、經典的時間管理工具。例如用「Left」這款App,來提醒自己的一生已經走過多少小格子、可能還剩多少小格子,以此提醒自己珍惜時間,不做無用的事;或者用「Forest 專注森林」這個App,來逼迫自己專心致志,不到自己設置好的三十分鐘絕不去看手機;更不用說身為蘋果手機的忠實粉絲,我把內建的一套完整的時間管理軟體—日曆、提醒事項、備忘錄用得多麼得心應手了。

事實證明,時間照溜不誤,對浪費時間後的心虛和內疚感卻很難減弱。為什麼掌握了那麼多時間管理方法、熟知那麼多時間管理工具,我還是不會管理時間?很簡單,因為時間管理根本與技術面無關。


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你是在管理時間還是浪費時間?

時間管理當然有捷徑可循,書店裡兜售那麼多方法論,總會有一些用處。每個人都可以摸索出一套自己的時間管理法。不過在我嘗試過諸多管理技巧和工具後,最終還是全部放棄了,原因有二:

第一,那些方法讓我很難堅持下去,也許對部分人很奏效,對我卻是負擔大於效果。就拿經典的番茄工作法來說吧,每回設定二十五分鐘專注工作,對我來說根本不夠用,見客戶、開會、團隊討論時,我哪有可能突然喊停說:「我定時的二十五分鐘到了,現在我得休息三至五分鐘。」

第二,使用時間管理工具往往會浪費更多的時間。本來隨手一記就可以解決的事,現在卻要打開手機、進入 App、輸入待辦事項、設置好截止日期,完成後還要記得點一下「已完成」,整套流程走下來,感覺形式大於實際意義。(推薦閱讀:【如果你想】省下時間過好生活,五款 APP 讓你擁有高效人生

最好的時間管理技巧,用起來一定是得心應手、不費力、不耗費額外精力的,所以我放棄了那些理論、工具,找出了屬於普通人的時間管理之道,主要有三點:

第一,追求記錄的便捷性而非工具

我有一個隨身、隨處攜帶的小本子,比手掌略大一些,然後把待辦事項(例如十點開會、下午兩點打電話給客戶 A)、重要事情(今天一定要提交年終總結、約了十一點去醫院檢查)、容易忘記的事(取快遞、上網繳電費)一股腦兒全記在上頭,每頁只寫一件事,而非把事情都羅列在一張紙上。這麼做有一個好處,就是如果突然發生意外,可以在那頁紙張的空白處繼續追加處理方式及進度更新。當該事完成後,我會把這頁的一角折起來,提醒自己不用去翻看了。

當然,我不可能時時刻刻和這個小本子形影不離,當它不在手邊而又發生了一件需要記錄的事情時,我會用手機寫下來(畢竟手機幾乎已是現代人的貼身裝備),提醒自己把這件事登記在案,確保不會遺漏。

第二,小事必須多工處理

我有一個原則是:做正經事、大事時盡量留出完整時間,爭取一口氣完成,無論是三小時、半天還是一天,如果這件事需要你花時間、耗費腦力和精力才能完成,那就一定要盡可能為它多留時間;而不需要操心、無須花費太多腦細胞的小事,則要秉持多工原則做完。

工作和生活中有很多這類小事可以搭配組合去完成,例如:一邊整理提案資料,一邊瀏覽郵件(不是回覆郵件);開形式主義的會議時,在腦海構想專案的PPT架構;洗衣服的時候一邊聽電子書。關於小事,它應該符合這樣兩個條件:你做起來不費力;短時間(十分鐘以內)能搞定。

第三,從自己最想做的事開始

雖然「要事優先」這個原則已經被尊為神旨,但對於很多人來說,執行起來真的很困難。如果能堅持完成還好,若是半途而廢,你還會因為浪費了大量時間卻沒有完成而沮喪、生氣,連帶也影響其他事情的進度。而且「要事」本來就是主觀性很強的概念,有些要事可能悲壯色彩略重,讓人一想到就覺得壓力很大;有些要事也許因為你當天心情很好,或者別人誇獎了你、突然自信爆棚,而使艱鉅的要事成了「易事」。

所以,在眾多待辦事項中,不妨先從自己想做的事情開始處理,讓自己漸入佳境,一件接一件地完成手頭所有的事情。

時間管理說到底,是人生觀的問題

以上三點說穿了還是偏技術面,但如果你不弄清楚「究竟什麼事對自己是最重要的」、「自己的目標是什麼」、「究竟想成為什麼人」這類問題,可能再多方法也是枉然。

時間管理說到底是人生觀問題。我相信每個熱衷時間管理的人,都非常在乎自己有沒有浪費時間,但你一定得先問問自己:我如此高效地想完成一件事是為了什麼? 經過管理後多出來的時間,我想做些什麼?而當我為了追求效率,必須讓一件事情的效果打折扣時,我又有多高的容忍度?如果上述問題你沒先思考過,那麼所謂的時間管理,就只是流於形式罷了。

對我個人來說,我會想各種辦法讓自己在做事時動作更快、完成度更高,例如同時處理好幾件小事,行動時永遠風風火火,在任何等待的時刻。例如排隊等車、等候就醫,一定要同時做些其他事,比方說看書、寫大綱、重整各項素材,絕不允許自己乾等,或四處晃悠,這些行為都是為了能擠出更多的時間讓自己寫書稿、寫專欄。

寫作在我人生中是一件正經事,不像寫日記記錄心情那樣隨意,所以我必須盡可能地調度完整時間給它。和很多寫作者不同,我無法在機場候機、或在咖啡館閒坐時拿出電腦寫稿,這對我來說太過倉促和緊迫。我寫稿子時一定要端坐在書桌前,留出至少三個小時的時間。

因為有了「要寫稿」這個目標,我才有動力想方設法地偷時間,明白哪些行為可以緩,哪些行為必須緊迫,或者根本無法達成。在這個思考的過程中,所謂「時間管理」也就自然而然執行起來了。

很多事情表面上看來是行為方式的問題,其實都與我們的終極目標「你想追求什麼樣的生活、想成為什麼樣的人」有關,時間管理也不例外,而所謂的技術、方法,不過是讓我們在實現目標的道路上能走得更順暢一些。