老闆為什麼要你做會議記錄?會議記錄最知悉議程細節、能夠掌握大局!麥肯錫教你一流人才的工作術,會議記錄雖然不是個簡單的工作,卻是個利人利己的好工作!(推薦閱讀:

麥肯錫每推出新企劃案,全體組員都必須集合開會,而該次會議就是決定企劃案是否成功的重要關鍵。 

獲選的組員每一位都是專業人士,每一次會議都是全員出席。為了交出最好的成績,開會過程中大家無一不是熱衷於討論,拿出自己的看家本領,提出各式專業策略。也因此,麥肯錫的會議總是瀰漫著一股緊張感。

公司內部會議也是一樣,只有「必要」的員工才須出席會議,每一次的與會人員都是配合該次會議主題精心挑選而出。也就是說,會議上沒有任何多餘的人。

開會時不發一語?那是不可能的事。麥肯錫要求所有出席人員都必須在會上發言,如果你覺得自己沒什麼意見好提的,安安靜靜地開完整場會議,你的評價也會在會議結束的那一剎那一落千丈。 

麥肯錫的標準時間觀念是:為了讓客戶的顧問費用花得有價值,就連一分一秒也不可以浪費。開會時不提出有益建言等於是在浪費時間,對雙方都沒有任何好處。

時間凡走過必留下「痕跡」

麥肯錫對會議的講究態度,是不是很值得我們學習呢?

至今我出席過各式各樣的會議,令人意外的是,很多組織開的會根本就不具任何意義。事實上,就連我自己在某家醫院上班時,也曾不小心在開會途中打過瞌睡,因為會議內容和我的工作毫無關係。 

那家醫院每次開會都召集三十名左右的醫師,但實際上真正需要的只有四、五人,剩下的都是來湊人數的。與其要讓醫師坐在那裡打瞌睡,為什麼不讓他們把時間拿去救助更多病患呢?

開會前應考慮:這場會議「只」需要哪些人出席。

四、五人的小會議不但能使議題更明確,還能免去勞師動眾的麻煩、縮短會議時間,由幾個重點人物進行電話會議即可。如此一來,會議步調更緊湊,與會者也能更集中在討論上。 

若「會議盡快結束」成了一種共識,每次的討論也能更正中紅心。麥肯錫開會都是在必要的時間召集必要的人,有問題就找出問題根源,速速決斷、速速解散。像這樣速戰速決、共同承擔問題才是對組織最有利的方式。(推薦閱讀:

此外,到日商開會時還有一件事情讓我相當傻眼,那就是無論是多麼重要的會議,公司都不作任何會議紀錄。

員工犧牲自己的寶貴時間來開會,為何不留下半點紀錄呢?這麼一來,不就不能確定誰在會議上說了什麼,也不知道過程如何決議了嗎?這對麥肯錫而言是絕對無法想像的事。在我看來,不做紀錄就是導致會議失去緊張感的原因之一。

不改變時間觀念?就等著被留在原地吧! 

日本的會議一向以「悠久而漫長」聞名。因為日本人認為大家聚在一起可傳達「和諧」的精神,即使坐在會上不發言,光是一同參加也有助培養團結心。

這個方式在景氣好時還適用,但問題是,那樣的時代已經過去了。隨著全球化的進行,商業的腳步越發迅捷,企業若再不培養員工的「時間成本觀念」,恐怕很難在這弱肉強食的時代生存。若你非常想要出席一場會議,卻又不在與會者名單當中,要不要試試看這麼說呢?──「請讓我擔任會議記錄」。

會議記錄雖然不是個簡單的工作,卻是個利人利己的好工作。在你的努力之下,你們公司的會議也將有所改變喔!