womany 編按:
你有這樣的感覺嗎?從一早進到公司,沒完成幾件事情,就要下班了!不管再怎麼努力,待辦清單上面永遠有滿滿的工作,等著被完成,要提升生產力,必須先解決你的盲點,快來看看七個顛覆你工作方法的觀念,讓你可以每天準時下班,成為效率高手。(延伸閱讀:11個有效提升工作效率的方法


提升生產力的App與工具何其多,看 Evernote、Mailbox、Remember the Milk、Any.do、Time Recording 等 app 的火熱程度就知道提升生產力是人們亟欲到達的目標。

坊間有那麼多提升生產力的書籍和工具,但為什麼把事情有效率地辦妥還是如此困難呢?許多人每天開始工作前,腦海中便規劃好今日的待辦事項:回覆完所有重要郵件、準備會議資料、完成至少 5 件待辦事項。叮咚!下班時間到,預先規畫的事項沒有一件完成,您想著......這虛晃的 8 小時公司還要付我薪水。(同場加映:【現場直擊】女人迷沙龍——她和他說說:善用小工具,提升大效率

問題不再於這些工具本身,很有可能是您使用的方式錯誤。下面七項為缺乏工作效率的通病。

1. 完成今日所有待辦事項


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像 Remember the Milk 這般的 app 鼓勵今日事今日畢,然而, Marissa Mayer 去年在 Saleforce.com 演講中即強調:完成所有每日待辦事項,恐怕是缺乏生產力的徵兆(這也意味著您很有可能僅僅在享受完成事情的成就感)。真正高產能的人會排出事情的優先順序,先將不重要的事情放一旁,高產能的人不是完成專家(completists)──他們是生產專家(productivists)。(延伸閱讀:早上3小時完成一天工作,超效率工作速成法

2. 回覆每通電話


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有許多人每通電話都接,有一位經營保險代理的朋友告訴我他的理論:讓電話進語音信箱就等同是告訴顧客說他/她沒有那麼重要。打電話的人希望接電話的是真人。這在某些情況也許很有效率──尤其是您專門處理業務訂單的話。但這個理論極度缺乏效率。事實上,研究早已指出專注處理當下工作比分心多工更有效率。一通電話在大多數情況中都是干擾,打斷原本的工作──這意味著您突然同時處理許多事情,而處理速度也會減慢。完成您的工作,接著回電。(原來如此:一定要學起來的工作心法:戒掉「馬上處理」的習慣

3. 遵行「一次完成」原則

很多年前我學到一個工作技巧。顯然當在管理文件、電子郵件、社群網站時,當一接觸到事件就馬上處理是否最有效率的方法。若某人遞給您一份合約,最好就是在送到您手上時當場簽名。否則,收到文件、歸檔、簽名再送回去這個過程所花費的時間將會更多。但這個原則總是對的嗎?在郵件與社交動態的處理上,我並不總是一次完成。事實上,我很少這麼做。大部分從社群網站進來的訊息都不重要──大部分的文件,通常也都不重要。

更多你不知道的顛覆觀念,下一頁

4. 視溝通為「單行道」


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這是很嚴重的問題。您總是在想為什麼任何事都無法處理好,或是為什麼沒辦法激發他人的工作動機。這個問題的原因,很有可能出於您自己。在大多數情況中,糟糕的溝通都源自於一個不斷說話的人,如果不傾聽,就不能真正理解他人的需求。更糟的是,一個溝通單行道,也意味著他人將不傾向給予您協助。多一些傾聽,您可能會增加一個幫助提高工作產能的盟軍。(延伸閱讀:「做事不難,做人比較難」職場必備的公關溝通術!

5. 避開所有干擾


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上面我曾提到,為什麼每通電話都接會損害產能,因為您尚未完成手邊的工作就被打斷。然而,遵行嚴格避開所有干擾的原則同樣缺乏效率。為什麼呢?表面上看起來是打斷工作的干擾,有時也可以成為大腦的能量。當您完成一個任務,接著──碰!──某著人來到您的辦公室。談話過後,那些您靜的片刻將激發新的點子,同時,高產能也代表著,讓「干擾」引導您到達一個全新、更好的工作方向。您只要確保有篩選過這些事情,並只允許那些能幫助您工作的事情打斷您。(你不知道的事:六個名人告訴你:分心激發創造力

6. 為使事情成功,您事必躬親

沒有效率的人通常會尋求經手的每一件事情成功。Adam Grant 的書 《Give and Take: A Revolutionary Apporach to Success》 指出,若管理者總是涉入每一件工作會毫無效率,因為您沒有認知到,在使個人成功的途中其他人所應該扮演的角色。高產能的人會將精力擺在如何使團隊成功;而將自己縮小到整個團隊合作的一環而已。高產能是團隊集體都高產能運作之下的產物。(同場加映:主管別做員工的保姆!好的領導從相信開始

7. 整個心思都放在「達到高產能」


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是的,這一條很諷刺。您著重在高產能的精力越多,您就越沒有效率。以我擔任作家的工作為例,我通常會思考的目標即是:盡可能越有效率越好。在著重在我自身效率以及辦妥待辦事項的過程中,我早早就完成任務,不過這是在我尚未取得足夠資訊的情況下;這樣窄小的視野使我看不見故事全貌。在許多情況中,不要過於聚焦生產力,而是彈性地將思考焦點放在與同事間的人際關係、公司的目標與願景,甚或準時回家吃晚餐......等等,都是能提高產能的方法。當以越全觀的視野思考,最終,您將會掌握對工作真正重要的觀點。(偷偷告訴你:別再燃燒你的小宇宙了!

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文章同步刊載於:Inside(原標:工作沒效率?檢視自己有沒有這七個習慣)