womany 編按:
開始工作的你一定要知道的工作心法,事情不是「馬上處理」就是最好。許多時候「馬上處理」、「越快越好 ASAP 」的習慣,正是生產力不彰以及效率低落的來源。讓以下的文章幫助你重新思考你的工作步驟!(推薦閱讀:早上三小時完成一天工作,超效率工作速成法


要是大家同處在一間辦公室,很容易養成隨時為了一點小事就去打擾別人的壞習慣,不管別人是否正在工作。這是許多人在傳統辦公室環境中工作,生產力低落的主要原因—充滿太多干擾了

要是你已經習慣這樣的工作環境,很難想像隨時想到芝麻綠豆般的小問題,卻不能馬上得到答案的世界。但這樣的世界真的存在,過起來還挺舒服的。

首先你必須認知一件事,並不是每個問題都需要立即獲得解答。沒什麼比占用別人時間,要對方回答其實不需要馬上知道答案的問題,更傲慢的行為了。

要知道,事有輕重緩急。 一旦你明白這點道理,就能真正踏上智慧和高生產力的道路。可以幾小時後才知道答案的問題,寫信問就行了。幾分鐘內必須獲得解答的問題,用即時通訊詢問也可以。至於天快塌下來般十萬火急的危機,其實可以運用「電話」這個舊時代的科技。

將問題分出輕重緩急,你便能很快瞭解,有八成的問題一點都不急,而且用電子郵件詢問,比走去同事桌前直接問合適。更棒的是,你可以留下對方回應的書面記錄,留待日後查閱。 接下來百分之十五的問題可以用聊天室或即時通訊處理。(推薦閱讀:何時才是發出 E-mail 的好時機?

大多數人都不喜歡打字聊天,通常都會速戰速決馬上講重點。原本可能花上十五分鐘的干擾行為,如今只要來回三分鐘就結束了。 最後剩下百分之五的問題,都能透過電話處理。沒錯,透過電話溝通看不到對方的肢體語言,不過,除非你是要炒別人魷魚,或是進行深度訪談,見不見面或許沒你想像中來得重要。

要戒掉「愈快愈好」(ASAP)的癮頭,可能還是會發生戒斷症候群。剛開始一兩天你會覺得沮喪,因為你的腦袋得適應透過新的媒介與他人互動。你也必須避免將快速回應的期望轉移至你使用的新媒介。透過電子郵件處理八成的問題,可能會讓你感到不愉快,因為對方沒辦法在十分鐘內馬上回應。

一旦你戒掉「愈快愈好」的癮頭,你會不禁佩服起自己過去面臨不斷的干擾,居然還能完成那麼多工作。放下急切想得到答案的心性,等別人有空協助你時,答案自然會出現在眼前。這幾乎是禪的境界。運用沉靜的心境達成更高的生產力吧。

 

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