同時處理很多事,乍看之下很有效率,但其實你的腦袋是無法負荷來回切換的!到頭來,可能消耗你更多時間。

文|柚子甜

從心靈的角度去剖析「為什麼無法抗拒多工」後,有段時間,我都會勸身邊的家人朋友戒掉多工。

「為什麼要戒?事情就是做不完啊!」、「一次做這麼多件事都來不及了,怎麼可能一件一件來?」他們感到相當不解。甚至一些堅持自己「有效率」的朋友,很得意他一次能處理八件事,卻對其中至少有五件被草草了事,事後又花了無數時間收拾爛攤子的事實,完全視而不見。(延伸閱讀:媽媽天生能身兼多職?研究:沒有任何性別擅長多工任務

對於缺少覺察經驗的人,確實很難說服他「多工」的精神耗損,而內心沒有感覺的事情,自然沒有辦法產生共鳴。為此我開始進一步思考:有沒有可能從更客觀的角度,找出其他多工的耗損,是一般人眼睛看得見,也確實可以感覺到的?

我想起以前當上班族的情境。為了模擬場景,請各位先想像一下,這是一個上班族今天的工作:例行晨間會議、交出差報告、回覆十幾封電子郵件、審核別部門送來的核銷文件。

看起來沒有很多對吧?那我們來看看這位「多工者」是怎麼開始一天的。


圖片|來源

走進辦公室以後,她先打開電子郵件信箱,這時候還很有效率地利用空檔,拿便當去蒸、泡杯咖啡,接著從包包翻出早餐,邊吃邊看剛剛收進來的信件。

主管這時候走過來:「艾咪你出差報告今天是最後一天交哦!下午四點以前送過來,不然我沒辦法幫你簽核。」她連忙說好,動滑鼠點開還剩一半的報告,正要敲鍵盤時,猛然想到會計說要附上交通收據,她又趕快打開手機,一邊暗忖高鐵電子票券要怎麼轉成實體收據。

滑開手機螢幕之後,她看到昨天已讀不回的朋友傳來訊息:「抱歉!昨晚太累了沒回,我是覺得⋯⋯」她馬上忘記要查高鐵票的事,急著想看朋友回什麼,於是順手點開,接續昨天的話題:「沒事啦!我只是想跟你說⋯⋯」

到這邊為止,我已經打了將近三百字了,她看起來好像很忙,卻還是什麼正事都沒有做。照正常情況發展下去,等一下會接到別部門同事的電話,問什麼時候要回他的信,掛掉電話後,她匆匆忙忙地跑去開晨間會議,腦中又猛然想起剛剛的高鐵票,還有擔心報告四點要交,整個人又焦慮了起來,喔對了,早餐也還有一半沒吃呢!

下午為了趕時間,她開一個視窗打報告,三個視窗回郵件,一邊夾著電話問公事,四點整到了,報告還差一頁,主管又來催,前一封手忙腳亂回的郵件忘了附檔案,廠商打了三通電話來要,這時候已經瀕臨崩潰的她,終於對著電話吼:「不要再打了!你不知道我今天很忙嗎!」

這就是台灣大半「多工上班族」的每日寫照,也是過去的我。

但為什麼已經這麼「忙」,卻還是沒辦法把事情好好「做完」呢?因為我們都忽略了,多工會產生三種「隱形耗損」。


圖片|來源

多工導致的「隱形耗損」之一:不連續動作的「時間耗損」與「效率耗損」

以前我的職務之一是管理工廠,而工廠的人都熟悉一個道理:「做六千件產品,不會是兩千件的三倍時間,而是更少。」

因為產線不斷運作時,時間是緊密連貫的,當長時間製作同一個產品,工人熟練度提高後,效率自然也會提高。所以六千件可能只要兩千件的二點五倍、甚至兩倍的時間。

但如果我們要求產線做五百件就拉下來,先去忙其他產品,過一陣子再拉下來,換做原本的產品,那麼拉上拉下的「切換時間」,以及工人「無法熟練」導致的效率低落,就會造成產能嚴重下滑,所以實務上根本不可能這樣進行,工廠絕對會第一個先宰了你。

換作人腦也是同樣的道理,科學研究證實,人不可能真的同時做兩件事,只能在任務間高速切換。換句話說,當我們以為自己「面面俱到」,多工切換任務時,其實正處於「產線拉上拉下」的模式,而切換的過程中,勢必不斷地折損隱形的「時間」與「效率」,實際產能反而更差。(推薦閱讀:聰明工作者愛用的高密度思維,把力量集中在兩成的關鍵工作


圖片|來源

多工導致的「隱形耗損」之二:任務切換產生的「遺忘耗損」

在任務切換的過程中,人腦還會產生另一個問題:遺忘。

想想看,你是不是也常在多種任務切換的時候,忽然忘記剛剛做到哪裡了?甚至根本忘記有這回事,直到別人催促才猛然想起來?

因為人腦不是電腦,重新投入需要回想、「重開機」—而這些「回想」需要時間,也會降低效率。只要來回幾次,原本已經很拮据的時間與精力,又再度大打折扣,這就是所謂的「遺忘耗損」。(你會喜歡:實用大腦記憶練習:創造一個「忘不掉的提示」給自己


圖片|來源

多工導致的「隱形耗損」之三:無頭蒼蠅的混亂, 導致「情緒耗損」

以上兩種消耗都還算小事,其實最大的消耗是心裡的「內耗」,也就是「情緒耗損」。

事情一多覺得做不完、被人催了無名火起、想不起來剛剛做到哪的焦躁、覺得為什麼事情都丟給我的憤怒,都是「多工切換」時常見的負面情緒。

這些情緒,不但會讓做事的水準低落,也會讓辦事效率變差,變差之後招來的更多失誤、責備,而心一急又更容易敷衍了事,也會導致更多差錯,犯錯招來的責罵,又會再度加重負面情緒,啟動一連串的負面循環—這就是「情緒耗損」的代價。

「時間/效率耗損」、「遺忘耗損」以及「情緒耗損」,這三種隱藏耗損,是只要人腦開始多工,就無法避免的代價。(延伸閱讀:給事情老是做不完的工作者,你需要「拆解」的工夫

下次當我們又手忙腳亂,想開啟多工模式「快點做完」、「早點輕鬆」時,不妨謹慎地問問自己:考慮過這三種耗損之後,做事真的有比較快嗎?