有一句話,所有的主管都應該放在心裡:「要是我們不能讓員工信任,表示我們的領導有問題。」當主管不能激勵員工自動爭取職位,如果員工對於主管毫無憧憬,這樣的領導方式以及時間管理都是錯的。好的領導,就從從容開始。(延伸閱讀: CEO 專欄:身為一個領導者,最重要的特質是?

下屬不願成為管理職的理由

有一次,某大企業的管理職找我諮詢:「該用什麼說法說服下屬接受升職考呢?」這間公司願意接受升職考的一般員工人數減少,從幾年前公司就開始對主管做出「說服下屬參加升職考」的指示,據說還設定了「一年說服三個下屬接受升職考」的業績門檻。

對管理者而言,把下屬叫來問「差不多該參加升職考了吧」,已成為每年必做的工作。然而,得到的卻幾乎是下屬希望婉拒的答案,似乎對升職沒有興趣。所以,這位主管才會找我諮詢「該用什麼說法說服下屬接受升職考」。

不過,我認為這並非說法上的問題。只要下屬有「自己也想成為主管那樣的主管」的念頭,不用說服也會主動參加升職考。就是因為現實正好相反,下屬心中想的是「不想成為主管那種主管」,所以才不願接受考試。(延伸閱讀:領導,不要管理

我身為負責該公司企業研習的講師,對此狀況當然很清楚。下屬們總是對我說:「今年主管又叫我參加升職考了。儘管他總強調當上管理職會有多少好處,但只要看他平常老是嚷著『忙死了』、『太辛苦了』,就知道他說的話一點說服力也沒有。」

下屬不願升任管理職的原因,往往出在不夠從容的主管身上。

管理者擁有更多時間的兩個方法

實際上,管理職的工作確實很忙。許多管理者都說過「工作這麼辛苦,管理職津貼卻少得可憐啊。沒有加班費,假日加班也沒有補助,根本划不來。」(這種話過去我當主管時也說過。)

另外,原本選擇管理職,是希望為自己的職涯做長遠的計畫,事實卻是當上主管之後,整天忙於收拾眼前的工作,根本沒有餘力思考將來的事。然而,總不能讓這種狀況一直持續下去。

忙碌或辛苦的原因有兩點:第一點是「做太多實務工作」,另一點是「拿不出處理主管事務工作的對策」。

做太多實務工作的解決辦法,就是盡量將工作分給下屬做。可是這時主管遇到的障礙,往往是「自己做還比較快」。這雖是不可否認的事實,若無法擺脫這種想法,管理者將無法成長。(你會喜歡: 《如果上班族讀了杜拉克,行動就會不一樣》你管理好你的時間了嗎?

一樣的工作,下屬做起來比主管花時間且成果沒有主管好,這是理所當然的事。除了有一個好的指導者,還需要花時間做到熟練為止,只有這樣,下屬才會做得更好。所以,主管該做的是先學會如何指導下屬,分配工作時也得考慮下屬需要多少時間才能做到熟練為止(關於如何指導下屬,在四十七、四十八節中還會提到)。

至於「拿出主管事務工作的對策」,則是指管理者如何有效率地應付對公司提出的種種資料與報告。

比方說,每年三月,對大部分的管理者而言,正是主管事務工作的忙碌高峰期。除了忙著寫業績報告,還得製作年度活動分析資料、人事考核報告、下年度預算報告、年度計畫書……等等,這些工作都必須在這一個月內完成。

處理這些事務工作時最有效率的對策就是:「將提交日提前」。例如,原本公司規定「三月二十日前提出」的報告,大部分管理者在行事曆上記下的,都是「三月二十日截止」。這麼一來,提交日前二到三天會忙得像地獄一樣可怕。

為了不讓自己陷入這種可怕的工作地獄,只要在個人行事曆上將截止日提前三天至一週就行了。換句話說,偽造一個提前的截止日,讓自己更從容不迫、游刃有餘。這方法聽來簡單,效果可是意想不到的大。

有從容不迫的主管,就會有游刃有餘的團隊,也等於能減少失誤。養成這樣的習慣,不但對團隊有好處,或許你也會成為下屬崇拜的對象。

重點

將工作交給下屬,減少自己手頭實務。
將主管事務的截止日提早,從容不迫地處理。

 

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責任編輯:Fantine