親愛的,你常常覺得被工作追趕,時間不夠用嗎?其實真的不是沒時間,而是時間沒有被善用。學會善用時間,就是投資自己,也能把時間分配到你覺得更有意義的地方。介紹給你時間安排的思考步驟,讓自己能更從容面對工作!(掌握時間,就是掌握自己:看看12個創業家提高工作效率的祕訣

先解決頭部,再解決尾部

「射人先射馬,擒賊先擒王。」─杜甫.《前出塞》之六

詩聖杜甫「擒賊先擒王」的精闢見解被後人廣泛流傳,應用在各個領域成為成功做事的圭臬之一,因為它明確點出,做任何事情在行動之前,都必須先確認誰是擁有最後拍板定案、決定權的人,亦即:關鍵人物(keyman)是誰? 這次建議案和哪些對象相關? 有可能會「卡」在誰?

所以正確的「步驟思考」應該如下:

步驟一

找出工作中的關鍵考量點(key concern)及關鍵人物。想要順利推動計畫,應該在擬定建議案之前,就先思考清楚:哪些要項是公司最在意的關鍵點?

哪些人應該列為「主要溝通名單」,先溝通! 哪些人列入「次要溝通名單」,到第二輪事情有方向或較細節與其有關時再溝通。其中,又以關鍵人物最為重要,是全案中具有關鍵性影響的人,比如說:擁有最後拍板定案、決定權的人或是構思最初發想者,這些所謂「關鍵人物」的看法往往也會左右全局,應該是你溝通對象名單中最優先請益、溝通的人。(推薦閱讀:為什麼主管升他不升你?小細節決定升遷關鍵

步驟二

先掌握真正具決定權「關鍵人物」的意向。既然關鍵人物可能左右事情的成敗,就應該先設法確認清楚關鍵人物想要訴求的方向,特別是某些方案、章程、辦法等,如果有牽涉到經費、工作時數等關鍵性元素或方向一定要先跟關鍵人物討論過,了解其所能或願意動用的經費預算後,並取得他的認同和共識,再依著溝通後的方向開始往下推行,進行相關細節的確認或擬定方案,才能切中要領。這也是落實執行力的成功要件之一。

步驟三

推動落實的步驟。很多時候,特別是原則性或關鍵性的問題,最後拍板定案的決策在於上層主管,所以當同仁們抓出工作的關鍵人物之後,應該要馬上開始思考這個關鍵人物是否需要上級的決策? 還是自己有權限立刻推展? 如果這關鍵人物對公司是比較重要、關鍵性的部分,那就應該先跟上層主管溝通,確認這些關鍵考量點的可行性,等到大方向與策略確定以後,再繼續之後的工作。

如果上層主管評估過後認為不可行,你也就不需要再多費心力,花時間研究底下細節。換言之,推動落實的步驟應該「由上到下」之後,才開始「由下往上」的流程,這些你都必須要當做思考的步驟,經過思考判斷後選擇當下你認為最有助於提升工作效益的方式進行。

步驟四

以「摘要」(summary)的方法向上溝通。最後,當你預計將一切計劃向上呈報時,切記給上層主管的報告應該是摘要重點的形式,簡單扼要地將重要的關鍵考量點條列出來,才能讓上層主管快速地了解並和你討論、做成決策,否則在主管忙碌行程中,你長篇大論的建議案很容易就會被暫時擱置在旁,直到主管比較有空的時候才能處理或也很可能就此忙忘了。

這就是「步驟思考」! 舉凡工作中碰到任何事情都應該講究「什麼才是順利完成這件事的正確思維」,就像是,當你想要採購業務用車時,必須先向主管確認是否有編列預算? 公司目前營運狀況是否允許動支該筆預算? 又比如說,當你想和某位客戶做生意時,應該先找到「關鍵人物」,確認財務部或銀行願意放帳,有額度之後,才開始思考送樣、合作模式等業務開發後續執行計畫,以免忙了半天後,

到頭來才發現根本沒有預算或根本沒有額度可用,既浪費人力、錯失時間,又落得一場空。

先考慮根本問題,再考慮次要問題

所謂「蛇打七吋」,既然能掌握、關注於七吋的「根本問題」,當然也就易收事半功倍的成效,因為,「想要」是不全然等於「真正需要」! 所以必須進一步思考:哪些是會影響成效關鍵的「根本問題」? 哪些可能看似重要實際上卻無傷大雅的「次要問題」,透過抽絲剝繭分析釐清後,才能把許多枝枝節節的次要問題撥開,暫時排除,而將焦點放在根本問題上,以免失焦作出錯誤的判斷及決策。(一起看看:主管別做員工的保姆!好的領導從相信開始

以下就以應徵工作為例,或許大家能更清楚地了解何謂「先考慮根本問題,再考慮次要問題」。比方說,當你同時通過兩家以上應徵工作,正面臨是否要加入的關鍵時刻時,你該如何評估? 我建議你這時不妨透過下列圖示中的問題來協助自己釐清。

  


注意這張圖表上正確的反問與思考順序:

從應徵者的角度來看,以上圖表中,第十至十三項的問題都是會變動的:
     一、因為工作職能(job function)有可能會隨著你的職涯發展而改變、輪調。
  二、隨著工作職能改變,你的直屬主管也不盡相同。
  三、 當你能把自己的工作做好,甚至還能向上延伸時,那公司自然不會在薪資、福利等方面虧待你。

所以,以上都應該歸屬於次要問題。反倒是第一至九項才應該更仔細地想想,以免本末倒置,影響了生涯發展的選擇。而所有根本問題中,又以第三項最為重要,因為就算公司賺錢、永續發展,但是能否與公司利益均霑則取決於老闆的理念,老闆是否樂於與員工分享努力的成效才是關鍵的「頭部」問題。如果老闆很吝嗇,根本沒有照顧員工的意願,覺得所有獲利都是私人的,並無分享的理念,那麼,就算公司賺錢、永續發展又與你何干? 依然不是一家可理想打拼的環境。除非你抱的想「從中學習」的決心。(你也會喜歡:做老闆肚裡的蛔蟲:他們不會告訴你的職場速成法

試想看看:
  一、如果公司不賺錢就不可能永續經營,就算薪水暫時還好,但能長久嗎?
  二、 公司有公平的分享、管理制度,但企業文化中卻沒有分享的理念,那與畫餅充飢、望梅止渴有何分別呢?
  三、 公司有好的學習環境,但平台不夠大、升遷管道不順暢,那就算學成之後,不也沒有發揮的餘地嗎? 
  四、 資深的員工流動性大,代表公司不能提供員工一個穩定的環境,那就算工作內容跟興趣吻合,您又如何能安心投入其中呢?

所以相較於以上這些根本問題,上下班時間、年假、員工福利等細節規定,反倒是屬於次要的問題,根本不必過於在意。