womany 編按:
在公司接起電話,第一句你會說什麼?電話通常是與客戶溝通的第一線,也在你們素未謀面時建立第一印象!讓我們看看職場必備的電話用語培養好禮貌也學英文,讓「說話」打造客戶對公司與你的品牌形象!(推薦閱讀:態度決定高度!進入職場的你學會行銷自己了沒?

通訊軟體是現代人的好幫手,若善加利用可以為個人、甚至是為事業大大加分,但若是忽略了一些細節,可能反倒會被扯後腿!這部兩分鐘影片精簡地整理出職場上使用電話的禮儀,幫助您正確利用電話提高自己的競爭力。

首先是基本禮儀,在工作場合需將手機音量調小(keep volume low)、或是轉為震動(keep phone on vibrate),在會議上也要避免使用,更要減少傳送私人簡訊的次數,不讓私事佔據工作時間。(同場加映:

電話禮儀其實早從接起電話前就要開始執行。當鈴聲響起,先迅速找到手邊的紙和筆,避免對話到一半還要分心找工具的窘境。在接起電話前先微笑,這會讓聲音聽起來比較積極、有自信,來電者能透過電話感受到你的專業度。

接起電話時可以這麼說:

Thank you for calling(公司名稱).(你的名字) speaking. How can I help you?

舉個例子:

Thank you for calling Hopenglish. Silvia speaking. How can I help you?(感謝您致電希平方。我是 Silvia。有任何需要幫忙的地方嗎?)

對話時要避免一心多用,有時盯著桌上的紙筆看不失為一種集中專注力的好方法。

若是來電者打錯電話、或是要找部門內的其他人,別就這樣掛上電話,幫助對方轉接、或提供進一步的聯絡資訊。在轉接時可以這麼說:

Hang on one second please. (請稍候。)

Please hold, and I'll put you through to her office.(請別掛上電話,我會將您轉接到她的辦公室。)

若是要轉接的人正好不在位子上,也別就這樣結束對話,可以這樣應答:

I'm afraid Charlie's not at his desk. Would you like to leave a message? (Charlie 目前不在位置上。您要留個訊息嗎?)

He's busy right now. Can you call again later please?(他目前忙碌中。可以請您稍後再撥嗎?)

He's at lunch right now. Who's calling please?(他去用午餐了。請問您是哪位?)

I'll let him know you called.(我會告知他您來電過。)(實用加碼:

當下正忙碌無法抽身,這時不如就別接起電話。若是硬在處理事情的過程回應來電,不但不能專心對答,更有可能讓來電者感到你的分心,造成不良觀感。但若已經接起了電話,則可以這樣回應:

It’s nice talking with you. I’ve got a meeting now so I better run.(很高興和您聯絡。我還有個會議,所以我最好要離開了。)

I’m sorry. I’m really busy right now. Let’s talk about this again in a few days.(不好意思。我目前非常忙碌。過幾天我們再來討論這個。)

記住以上禮節,並運用應答例句,就能讓電話成為你建立形象、邁向成功的最佳利器!

影片來源:lynda.com