如果我們不學會放下手機，保持專注，我們再也沒有時間思考與創新；如果我們不預先規劃我們的時間，其他的人或事，就會為我們填滿每天的時間。
小小的行為，可以帶來大大的改變。何不今天就開始「專心」呢？
本文經 創新拿鐵 授權轉載，文｜戴羽
早上起床，你做的第一件事是什麼？相信很多人都會拿起手機，檢查各種訊息和通知。手機已經成為我們生活中不可或缺的一部份，但是，它同時也是最主要的「干擾」來源。美國行為大師 Nir Eyal 認為，如果我們不學會放下手機，保持專注，我們再也沒有時間思考與創新。
Eyal 熱愛心理學、科技與商業的研究，也從事寫作、諮詢與教學，同時還是美國多家新創公司的顧問。Eyal 很了解我們是如何養成特定習慣的，畢竟他給新創公司的建議，就是如何打造讓人上癮的產品與服務（例如：社交網站與手機遊戲）。而且，他還寫了一本名為《鉤癮效應：創造習慣新商機》（Hooked: How to Build Habit-Forming Products）的書。
Eyal 近來在研究如何培養另外一種習慣；「在工作時保持專注」。他認為，在人工智慧遲早會取代大部分工作的時代，人類可以從事的只剩下那些需要高度專注力與創意的工作。因此，學會「保持專注」將是一項必要的技能。
創新點：不要為電郵做複雜的分類，簡單分成「什麼時間該完成」讓我們能夠在特定的時間才開始專注處理這些電郵，而不是隨時都被「打擾」。
本文獲 First Round Review 授權進行編譯，原文為《Hack Back Distractions with Tactics from This Behavioral Designer》
本文 4 大重點：
- 填滿我們的行事曆，讓我們能夠專注在需要完成的工作上。
- 運用簡單而明確的訊號，讓同仁知道我們何時不想被打擾。
- 將電郵簡單的分類為「今天」或「本週」，然後在規劃的時間內處理它們。
- 設定「開放時間」，讓我們可以減少干擾，同時可以發掘新的想法。
圖片｜Photo by Eric Rothermel on Unsplash
1. 填滿我們的行事曆，讓我們能夠專注在需要完成的工作上
Eyal 常聽到他人埋怨新技術讓他們分心，社交網站的吸引力導致他們無法好好工作。但是，當他要求這些人讓他看看他們的行事曆時，上面很常是空無一物的。
Eyal 認為，在這個時代，如果我們不預先規劃我們的時間，其他的人或事，就會為我們填滿每天的時間。
因此，要「保持專注」，我們首先要從規劃行事曆。從我們起床那刻開始，一直到我們準備睡覺，每一天的每一分鐘都應該被規劃。當然，這並不代表我們不能做規劃以外的事，但是，如果我們不規劃，那我們就一定無法完成我們想要的事。
很多時候，我們會認為我們一定會記得有什麼事需要完成，所以沒有必要將它寫入行事曆。但是，Eyal 說：「知道要完成什麼，和真的投入時間去將它完成，是兩件截然不同的事。」
這是因為我們都只重視「產出」而忽略了每一項成功的產出，都需要我們花費時間去關注。假設我們需要完成一份重要的簡報，我們可能會被數不盡的因素所影響。這些因素裡面有的可控、有的不可控，但是我們唯一能確定的是，我們可以先規劃出足夠的時間，以關注這些因素。
要確保我們能夠「事事規劃」，我們可以準備一個可以每週重複使用的行事曆模板。在這個模板上，我們首先要預留時間給需要專注力的工作。因為，這些工作需要的時間最容易被瑣碎的雜事排擠（例如：回 Email、開會、和同事及工作夥伴喝咖啡）。
Eyal 認為，如果我們有必須要不被打擾才能完成的工作（例如：專案規劃、撰寫報告），那我們就一定要將這些工作放到我們的行事曆上。否則，我們將不會找到時間去專心處理這些事。
另外，將要做的事寫到行事曆還有一個好處，就是讓我們不用想，就知道接下來要做些什麼。我們很常在要開始工作時，花很多的時間思考要先處理哪件事。透過先規劃好處理事情的時間，我們就能夠養成習慣，在某個時間做某件事。這樣，我們可以確保不會遺漏任何重要的事，在要開始處理任何事情時，也不需要浪費時間思考順序。
2. 運用簡單而明確的訊號，讓同仁知道我們何時不想被打擾
「規劃行事曆」是讓我們「保持專注」的第一步，但是，我們難免還是會受到很多外部干擾而分心。這些干擾包括電話、電郵、各種手機上收到的通知、以及同仁忽然要「問一個問題」。
Eyal 認為，如果我們不設法避免這些干擾，我們就不能「保持專注」的工作。因此，Eyal 建議了一些很簡單的方法來解決這些「外部干擾」。
在美國，因醫療相關而死亡的前三大因素是心臟病、癌症、以及處方錯誤。每年，共有 400,000 名病人因為藥物的份量或類別錯誤而照成傷害，但是，大部份的醫療機構都將這件事當成是無可避免的人為疏失。
但是，美國加州大學舊金山分校 (UCSF) 醫院中的幾位護理師就決定深入的研究這個問題，並找出解決方案。經過他們的研究後發現，護理人員每次在給藥時，平均都會被干擾 10 次，而這正是導致處方錯誤的最大原因。
試想，當一名護理人員在數十種藥物中，要找出病人需要的藥，或是在專心數每位病人需要多少顆藥的時候不停的被打擾，我們就可以了解出錯的機率會有多高。（如果還無法想像，我們也可以想像在數錢時，有一個人忽然問你一個問題，回答完問題後，很常我們就會忘了我們數到哪了！）
因此，他們用了一個很簡單的方法來解決這個問題。任何醫護人員在處理給藥相關事項時，都穿上一件紅色的外套，讓同仁知道這個時候不可以打擾他。透過這個簡單的方法，處方錯誤的問題就被減少了 88%。
Eyal 相信我們也可以利用同樣的方法來讓我們「保持專注」，特別是當我們身處在開放式辦公室，每位同仁隨時都能夠來找我們聊天的時候。
老闆們都在需要專注時將他們辦公室的門關上。我們雖然沒有個人辦公室，但是，當我們需要專注處理某些事時，我們可以用某些訊號來告訴同仁們不要打擾我們。例如，我們可以貼一張紅色的便利貼在我們的螢幕上，並讓同仁們知道，看到紅色便利貼時，就代表我們在專注工作，不希望被打擾。
3. 將電郵簡單的分類為「今天」或「本週」，然後在規劃的時間內處理它們
解決了同仁的干擾後，我們就可以進一步的減少手機與電郵帶來的干擾。
Eyal 發現，雖然我們常常抱怨手機的通知非常惱人，但是，卻有三分之二的人，從來沒有調整過手機上任何的通知設定。Eyal 認為，我們只要花很少的時間，就可以移除一堆我們不需要的 App，同時減少被這些 App 的通知所打擾。
另外，一些工作用的通訊 App ，例如：Line 和 Slack 的群組，我們也應該關閉它們的通知功能。這些通知當然都很重要，但我們不需要每分每秒都被通知。
最好的處理方法，就是如上面所說的，規劃出時間去處理這些通知。例如，每半天我們可以規劃出 20 分鐘去檢視 Line 或 Slack 的訊息，然後回覆要處理的，而不是不停的被它們打擾。電話也是如此，如果我們的工作中需要大量的通話時間，那我們就應該特別為它規劃出時間，而不是即興式的處理。
當然，我們也應該為電郵規劃出特定的處理時間，但是，由於現代的工作會需要我們處理大量的郵件，Eyal 也特別為電郵處理提出了不同的做法。
首先，Eyal 認為當我們收到電郵時，我們就應該為電郵分類。這個類別，不應該分得太細（例如：用不同的公司部門、專案、或是工作類別），反而應該簡單的將電郵分類為「今天處理」以及「本週處理」就好。
如果我們不先為電郵分類，我們就會陷入重複的打開同一封電郵，然後決定要不要處理，然後再關掉電郵的迴圈。但是，當電郵被分類後，我們就可以在預先設定的時間內，去處理特定類別的郵件。
Eyal 習慣在每天規劃出一個很短的時段（例如：1 小時）去處理當天必須要回覆的郵件。然後，每週規劃一個比較長的時段（例如：3～4 小時）去處理當週需要回覆的郵件。而每個週一的下午，就是 Eyal 的電郵星期一。在那段時間內，Eyal 會專注在回覆當週需要處理的所有郵件。
Eyal 認為，這樣的規劃，有助於我們在其他時間「保持專注」，而不被不同的「外部干擾」影響。
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3. 設定「開放時間」，讓我們可以減少干擾，同時可以發掘新的想法
除了同仁、電話、電郵、通知之外，我們不時還會被很多人邀約「聊天」或「喝咖啡」。這些人可能是我們的合作夥伴、廠商、客戶、甚至是長官們。Eyal 也不例外，在他出版了《鉤癮效應：創造習慣新商機》後，他發現有一堆的人想要請他「喝咖啡」。「如果我接受每一次的邀約，那我什麼都不用做了。」，Eyal 說。
因此，Eyal 在他的個人網站上公布的「開放時間」，任何人都能夠在那個時間區間內，預約 15 分鐘的和 Eyal 聊任何事。這樣做的好處是，Eyal 可以控制每週他花費多少時間「聊天」，不會因此影響他的「專注時間」。同時，也能夠透過這些「開放時間」和有需要的人聊聊，發掘新的想法與機會。
Eyal 認為，如果有人要找我們「喝咖啡」，那他們的事情一定不會太過緊急，所以等到下一次有空的「開放時間」再聊也不會照成任何問題。更重要的是，透過等待「開放時間」，也可以讓對方想清楚要討論的事。很多時候，對方會在見面前，就找出解決問題的方法。而這樣就更加減少 Eyal 的干擾了。
除此之外，這些「開放時間」也能夠用來解決和同仁的溝通問題。當我們發現一些電郵上的討論開始失焦，我們可以和大家說：「我這週有三段時間可以討論這些問題，不如我們大家那個時候再做更深的討論。」
Eyal 發現，很多時候，面對面的討論能夠節省很多我們浪費在來回電郵的時間。
在這個所有事情都講求「速度」的年代，我們常聽到「人類的專注力不如金魚」。希望我們能夠透過 Eyal 的分享，學會如何排除「外部干擾」，再次找到「保持專注」的方法。
