分「日常」和「特別」兩種整理方式

東西多到滿出來的人從「特別整理」開始

我們之前說的整理,實際作業時可分兩種。

日常整理:每天做,保持整理狀態

特別整理:東西多到滿出來時才整理

對於現在東西已經多到滿出來的人,首先需要「特別整理」。同時,一旦整理過後東西增加,或工作內容與環境改變的話,必須重新整理。

但過一陣子後,你就只需要日常整理了。同時,由於已經掌握「創造餘裕」與「就定位」兩大重點,日常整理變得非常簡單,並不需要花費太多時間。

建議使用「分區整理法」

這裡雖然介紹的是特別整理法,不過就工作效率而言,能一鼓作氣的把四周環境整理好,當然最為理想。比如把抽屜裡的東西都拿出來,把資料集中到某個地方排好。

這麼做雖然花時間,卻可以依照你對整理的構想進行。

只不過,辦公室除了大掃除日,要進行大規模的作業,實際執行起來有困難。而且,整理只是你諸多的工作之一,花一整天整理,恐怕也無法獲得其他同事的諒解吧。

這裡建議你分「區」整理。也就是兩個特別整理。

全部整理:全部一次搞定

分區整理:把四周環境分出幾個區域,再依照區域來整理

堅持全部整理的話,要等整理的時機,非常不容易。除了大掃除日,可能一連幾個月都在無法整理的環境工作,這樣的效率可說是最糟的!

相對的,分區整理不必選時間,而且一次只要整理一小塊區域。比如一天花一個小時整理,每週整理兩三次,就可以完成。

全部整理完後,你就只需要做日常整理來維持了。

 

分區整理時的重點在於文具、資料不要用種類來分類。如前所述,那種「分類」法,效率最差。

與其思考分類,不如思考「如何使用」每個區域,然後按區域別進行整理。整理前先做出設計圖,思考基本設計。

如此,你便不必拘泥於「大掃除日」或「有沒有空」,明天就可以依照你的構想,分區整理了。

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