當你寫下新年新希望的同時,是否會擔心它們又被你放置,無法實現?這裡推薦「燒爐清單」給想貫徹始終的你!

文|傑克.納普、約翰.澤拉斯基

策略之爭:待辦清單

請記得,並非所有策略都適用於所有人,我們兩個也不例外。有時候,對於某種策略是否真的行得通,我們也會意見分歧(我更有活力是因為在午休時間補充咖啡因,還是純粹因為午休?)。有時我們會有不同的客觀成果。當意見不合時,我們不會給我們的意見打折扣,而會一併提出互相矛盾的建議,正面對決,讓你自己實驗、自己判定適合哪一種。

有件事情我們倒是很有共識:我們恨透了待辦清單。給完成事項打勾的感覺很好,但這種浮光掠影般的成就掩蓋了一個醜陋的真相:大部分的待辦清單只是在回應他人的優先事項,不是你的。無論你完成多少任務,任務永遠也做不完——永遠有更多待辦事項等著卡進來。待辦清單只是在永久延續糾纏現代生活的「做不完」的感覺。

待辦清單也可能遮掩真正重要的事。我們都很容易選擇阻力較小的途徑,特別是當我們疲倦、受到壓力、頭昏腦脹,或就只是忙的時候。待辦清單會使情況惡化,因為它會把簡單的任務和困難但重要的任務混在一起。當你使用待辦清單,你是在誘惑自己拖延重要的任務,改而匆忙完成簡單的事項。

但待辦清單並非一無是處。它能幫你掌握要做的事,你就不必通通記在大腦裡。待辦清單讓你在一個地方看到所有事情。它是必要之惡。

所以,儘管我們對待辦清單深惡痛絕,我們仍須使用它。多年下來,我們兩個對此都已發展出自己獨特的技巧。當然,我們兩個都認為自己的辦法最好,所以我們都寫出來,給你決定囉。(推薦閱讀:不被工作追著跑的人生,四個管理人生必備 APP

JZ:擬辦清單

關於待辦清單的問題,我的解決之道是把「決定要做的事」和「真正去做的事」分開。我管它叫「擬辦清單」。顧名思義:那是一連串你可能會去做的事。計畫會先待在擬辦清單,直到你決定讓它們成為「精華」,列在行事曆上為止。三者像這樣結合:


圖片|天下文化出版 提供

當你沒做計畫時,會特別容易想走阻力最小的路徑。但如果你從擬辦清單選走一件要務,讓它成為這天的「精華」並放上行事曆時,你會知道你已經針對如何運用時間做了深思熟慮的決定,便能將心力投注於手邊的任務。(同場加映:17 款推薦生產力工具,提高你的工作效率!

擬辦清單可以幫助你,避免在辦公室裡或個人計畫方面陷入待辦清單的無限迴圈。2012 年,我和內人買了第一艘帆船。2016 年,我們賣掉了那艘,買了另外一艘。每一次,我們都不是只買一艘船,而是承擔一項大計畫。要讓船做好出海的準備,有名副其實數百件待辦事項要做,從瑣碎的(裝毛巾架)到緊要的(替給水管消毒,讓飲水安全無虞)。如果我們直接用待辦清單工作,一定會不知所措。所以我們改用擬辦清單幫助我們更有條理(和沒發瘋!)、確保我們騰出時間做重要的工作,而不是避重就輕,一天一天浪費在簡單的事情上。

擬辦清單是這樣運作的:在開啟一天的船務工作前,我們會拿著擬辦清單討論我們可以做的每一件事。我們會用三種「精華」標準——急迫性、滿足感和樂趣——來選擇今天要做的重要工作,然後放到行事曆上,盡可能準確估計需要的時間。具體指定的時刻一到,我們就會現身船上,工具與咖啡在手,還握著這一天的計畫。這能協助我們保持刻意和專注,讓我們在結束每一天時能有深深的滿足感和成就感。

傑克:燒爐清單

我喜歡 JZ「擬辦」架構的概念,但我需要比較詳細的東西來幫助我選擇和追蹤重要的「精華」。我的方法叫「燒爐清單」。它不會追蹤每一個案子的每一個細節,或幫助你同時進行一百萬件任務。但那就是重點所在。燒爐清單是故意有所限制。那迫使你承認自己沒辦法承攬落到你頭上的每一項計畫或任務。就像時間和心力,燒爐清單是有限的,因此能強迫你在需要時說「不」,把注意力集中在第一優先事項。以下是燒爐清單的製作方法:

一、把一張紙分成兩欄。

拿一張空白紙,在正中央畫一條線,把它分成兩欄。左邊的欄位將是你的前爐,右欄則是你的後爐。

二、把你最重要的計畫放在前爐。

你只能在前爐放唯一一項計畫、活動或目標。不能放兩項、不能放三項——只能放一項。

在左上角寫下你最重要的計畫名稱,並畫底線。然後列出那項最優先計畫的待辦事項。那應該包含你在未來幾天內能做的推進計畫的任務。


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三、預留一些檯面空間。

第一欄的其他部分保持空白。你也許很想用你想得到的一切任務把空間塞滿,但「燒爐清單」的用意不在有效地把這張紙填滿,而在於妥善利用你的時間和心力。留白給予你空間,為第一優先計畫增添更多冒出來的任務,但同樣重要的是,額外的視覺空間讓你更容易聚焦於重要的事情。

四、把你第二重要的計畫放在後爐。

在右邊欄位的頂端寫下你次要計畫的名稱,並畫底線,然後在底下列出相關的待辦事項。

這個概念是比照你用火爐做菜的方式,來管理你的時間和注意力。你自然要將大部分的注意力集中在前爐。當然,你也知道後爐有東西,可能偶爾會伸手過去攪一攪鍋裡的湯或給煎餅翻面,但前爐才是火最旺的地方。

五、弄個廚房水槽

最後,在右邊欄位的下半部,列出形形色色你需要去做但稱不上第一或第二計畫的任務。那些是屬於第三計畫、第四計畫或完全隨機都沒有關係;把它們和其他東西一起倒進廚房水槽就是了。


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燒爐清單不會有容納每一件事的空間,而那表示你必須放棄沒那麼重要的事情。但同樣地,那就是重點所在。我發現我一次只能(或應該!)承受一項大計畫、一項小計畫和三、四項零碎的任務。不適合寫在這張紙上的東西,就不適合進入我的人生。(推薦閱讀:我的生活,一直不是想要的?用這些方法,帶你一步步找到原因

燒爐清單可以拋棄,每當我劃掉一些已完成的待辦事項,就會把它拿去「軋」掉。我的一張表通常只會「燒」個幾天便重新創造,周而復始。重新創造的舉動非常重要。那讓我得以捨棄一些未完成而不再重要的任務,也讓我能夠重新考慮當下哪一項計畫該放在前爐,哪一項該放後爐。得到最高順位的有時是工作專案,有時是個人計畫。我們可以更動項目,那是自然不過的事。重要的是,一次只能在前爐擺一項計畫。

快動手吧!