成堆的文件不知道要如何處理?甚麼樣的整理法才能一勞永逸?讓李奧.巴伯塔教你如何打造簡單的存檔系統!

文|李奧.巴伯塔 

我在很多辦公室裡都見過,不少桌子上的文件夾堆積如山。有些同事表示,這就是他們處理文件的方式。不過,我也見過他們翻遍每個紙堆,只為了找一份「一定是放在這裡」的文件。他們浪費了無數時間在文件堆裡翻找,我真納悶他們為什麼不想個更好的方法。

「文件堆」可能適合一些人,但對其他人來說,那只是個亂七八糟的爛攤子,只會讓人壓力倍增,頭痛不已,還會浪費時間。簡單來說,文件堆究竟是什麼呢?它意味著我們有兩件事失敗了。

1.打造一套簡單的存檔系統。

2.養成定期使用這個系統的習慣。

我的辦公桌上非常整潔,只放著電話、蘋果電腦和小筆記本,因為我學會了做這兩件事。接下來,將逐一討論這兩點。(你會喜歡:讓工作更專注!3 個方法打造乾淨整潔辦公桌

打造簡單的存檔系統

打造簡單的存檔系統,關鍵在於保持精簡。如果系統太過複雜,難以使用,過段時間,你就不想用它了。那麼,要如何打造適合你的系統?

1.整理之前先刪減。

組織管理的首要原則就是,在整理之前先把無關緊要的東西統統刪掉。如果你放文件的抽屜已經滿得快溢出來了,或者有一大堆亂糟糟的文件需要整理,你可能永遠都弄不完。即使勉強整理好了,你也很難找到自己想要的東西。簡化文件的步驟如下:

.把所有東西積成一堆。如果實在積不成一堆,那就多積幾堆,但要把它們視為第一堆的延續。如果你有很多亂七八糟的資料夾,就把它們全積成一堆。我最近就是如此整理家中的文件,結果,我只花了一個小時,就把文件減少了三分之二。

.逐一瀏覽,一次一份。逐一取閱每份文件、每個資料夾,想想要怎麼辦。如果你覺得幾個月都用不到,那就把它丟了吧。盡量選擇扔掉(或者碎紙、回收利用),能扔多少就扔多少,我從來沒有因為扔掉哪份文件而後悔過。

.轉交。如果你不能丟掉某份文件,那就把它交給最適合處理的人,不要留在你的辦公桌上。

.存檔。如果某份文件非常重要,你確信日後會用到,那就存檔吧。接下來,我們會看一看怎麼打造簡單的存檔系統。(推薦閱讀:總是找不到東西?五秒歸物原則,讓房間好清爽

2.簡化存檔。

你需要一個按字母或注音順序排列的存檔系統。

你可以用附標籤的普通牛皮紙文件袋,也可以買個標籤印表機,為每個客戶、每個供應商、每個專案創建一個資料夾。

我相信,大多數人只需要一個抽屜就能裝下所有文件。有些工作用到的文件比較多,但對於普通員工(或自由工作者)來說,一個抽屜就夠了。如果你規定自己只能用一個抽屜,等抽屜裝滿了,你就會被迫丟掉無關緊要的文件。不要想得太複雜,你只需要建立資料夾,依順序排列,保持簡單明瞭就行了。


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3.即刻存檔。

避免存檔系統過時的關鍵就在於即刻存檔,如果你在整理收件匣的時候發現了一份不需要採取行動,但日後可能會用到的檔案,千萬不要把它擱在一邊,想著等一下再存檔,也不要把它放在命名為「待存檔」或「雜項」的資料夾中。

打開你存檔的抽屜(應該就在你手邊),抽出相應的資料夾,把文件塞進去,存檔完畢,只需要花五秒鐘,就大功告成了。如果你現在不做,文件就會慢慢堆積起來,那可就糟了。

為什麼說「文件堆」行不通呢?因為文件會漸漸累積起來,變得越來越嚇人,很快,你就會有一大堆永遠也不想去看的文件。接下來,你就會找不到自己想要的東西,更別提打造存檔系統了。

我知道,有些人覺得自己的文件堆很有條理,可以算是一種存檔系統,但文件堆會降低你的工作效率,因為你必須不斷思考哪一堆文件是做什麼的,每一堆裡分別有哪些文件;當你需要某份文件的時候,還得花上很多時間去找。此外,文件堆還會讓你的辦公桌顯得雜亂不堪,讓你在工作的時候更容易分心。(推薦閱讀:善用一分鐘、列清單:三個方法改善你的拖延焦慮

4.建檔素材放手邊。

我們一般會在伸手可及的地方放上一些牛皮紙袋和標籤。如果有一份你覺得日後需要參考的文件,卻沒有適合歸檔的資料夾,手邊也沒有建檔用的材料,你就會把它擱在一邊。如果每次需要把某個東西存檔的時候,都需要站起來找牛皮紙袋和標籤,你一定會覺得麻煩。然後,你就會把它們丟在一邊,文件堆就是這樣一點一點累積而成的。

因此,請把建檔用的材料放在方便取用的抽屜裡。如果你想做新的資料夾,只需給文件袋貼上標籤,把文件塞進去,然後按順序排列就行了。

5.逐漸減少存檔需求。

在過去的一年中,我有意識地減少了存檔需求,現在幾乎已經用不到存檔的抽屜了。當然,我每個星期都會拉開抽屜查找幾份文件,但我存的東西已經比過去少很多。我建議你也這麼做,有意識地逐漸減少存檔需求。有幾個訣竅可供參考:

.雲端儲存參考資料。現在,每當需要查找資料的時候,我都會按下快速鍵(我用 AutoHotkey 軟體打開網站和文檔),相關的文件就會打開,提供給我需要的資訊。我把聯絡人、預算表、好點子和日誌都存在網路,所以不需要紙本,也不需要存檔了。

.減少收到的紙本。請大家發電子郵件給你,而不是傳真或郵寄文件。如今,所有的東西都是電腦打字出來的,發送紙本已經過時了。你應該堅持數位化,抵制紙本報紙、雜誌。

.不再列印。很多人還是會把電子郵件、收到的檔案或自己的文件列印出來。但這樣一來,同一份資料就有兩個版本了,這麼做不但浪費造紙的木材,還增加了存檔的工作量,因為紙本和電子版都需要存檔。需要查資料的時候,搜索電子版其實更方便。

.分析其他收到的文件。每次整理文件的時候,都請捫心自問:「我是不是真的需要紙本?我能在網路找到它嗎?我真的需要別人寄過來嗎?掃描成電子版是不是更好?有沒有辦法減少對它的需求?」就這樣,慢慢減少你對這些檔案的需求。


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管理家中文件的小訣竅

上述五個步驟既適用於辦公室,也適用於家庭。針對管理私人文件,下面還有一些具體建議。

1.在家裡設立「信件中心」,集中處理郵件和文件。

「信件中心」應該包括一個收件匣(把所有收到的文件都放進去)、一個廢紙簍(精簡主義者最重要的工具)、一個小型存檔系統(只需要裝在抽屜或紙箱裡的一些牛皮紙袋就夠了),還有一個用來裝信封、郵票、支票簿、鋼筆和其他小文具的容器。

2.家用收件匣。

把收到的信件、學校寄來的通知和其他文件直接丟進收件匣。不要把它們丟在茶几、餐桌或辦公桌上,只放在一個地方——收件匣裡。最好馬上把信件拆開,把信封、垃圾傳單和商品 DM 扔進廢紙簍。即使不如此執行,至少也要把東西統統丟進收件匣。

3.立刻支付帳單。

處理信件和文件的時候,把付款日期相同的帳單放進同一個資料夾(例如,你可以每月繳費兩次,或者每個星期繳費一次)。當然,你也可以整理完收件匣後馬上付款:可以將費用和帳單一起塞進信封,第二天去繳費;或是打開電腦,在網路支付帳單。無論用哪種方式,趕緊把帳單付清,你就不用總是想著它。

4.把事情記在待辦事項清單或日曆上。

對於那些包含任務、約會或時間安排的文件,你可以把事情記在待辦事項清單上,或者把日期標在日曆(我用的是 Google 日曆)。我甚至把孩子們的足球比賽和學校的其他活動都輸入了 Google 日曆,然後把學校寄來的東西統統放進命名為「學校通知」的資料夾裡,以便日後查看。(你會喜歡: 待辦清單一直列,但事情永遠做不完?你需要用這四點釐清問題!

5.即刻存檔。

付完帳單或完成文件上交代的任務後,趕緊把它存檔(除非它可以直接丟掉)。不要留在茶几上,不要塞進「待存檔」資料夾,也不要丟回收匣,一定要馬上存檔。打造一個簡單的存檔系統,裡面包含牛皮紙袋、寫著結算公司或組織名稱的標籤,還有存放其他重要文件的資料夾。把東西按字母排序排,找起來會更方便。把一些牛皮紙袋和標籤(有人建議買一台標籤印表機)放在手邊,必要的時候能迅速創建新資料夾。存檔的訣竅是馬上動手,不要等東西堆積起來。

就是這樣,每份文件都應該待在收件匣或存檔系統中,這麼做既簡單又高效。關鍵就在於養成習慣,變成例行活動。每天或每個星期找個固定時間整理收件匣,付清帳單。打造一個像這樣的簡單存檔系統,不但能清除雜物,還能減少煩惱。