每天被工作淹沒卻找不到方法解套嗎?試試看10個時間管理工具,提高生產力,讓你從今天開始不再加班!(推薦閱讀:讓一整年美好的必備五款 APP

想要提升工作表現?SYNC UP向大家介紹過工作效率工具,也分享過如何製作精美簡報的工具,但最終要能有效產出的精髓,就是「專心」!今天就要來跟大家介紹幾個實用的工具,幫助你更有效的杜絕任何分心亂源,讓一樣的時間產出雙倍的生產力喔!

這篇文章 SYNC UP 向大家介紹,阻擋廣告的 Ad Block,儲存網頁的 Pocket,效法蕃茄工作法的 moosti,檢視每日完成多少工作的 idonethis,輕鬆查詢全球時區的 FIO 和 Worldtime Buddy,咖啡廳等背景音效的 Noisli,阻斷分心網站的 Forest 和 Self Control,以及終極時間管理記錄工具 Rescue Time,以及 fanurio 和 Timesheet,這12個工具將能夠全方位的幫助你 stay focused!趕快專心地來看有哪些好工具吧!

1. Ad Block

在做報告或搜集資料時,周邊的廣告常常讓人分心,大折扣、新的展覽等太多的東西,都讓你想打開連結看看,這時候只要裝上這個 Chrome 瀏覽器的擴充功能,就可以順利幫你擋掉很多廣告,頁面瞬間變得清爽許多,在你造訪不同網站時,Ad Block 就會顯示在這個頁面上幫你擋掉的廣告數字,點擊連結就可以享受一下乾淨的頁面,更專心瀏覽內容囉!

 0101

2. Pocket

201
圖片來源:pocket 官網

202
圖片來源:pocket 官網

常常在該做事的時候,看到其他有興趣的文章,想要多看看嗎?這時候只要把它存到 Pocket,等到之後有時間的時候,再打開 pocket 的清單,或是等到通勤的時候,再打開 Pocket app,把今天存下來想看的網站、音樂、影片一次看個夠,既不會影響本來做事的節奏、保持專心,也不會因為這樣漏掉任何資訊或內容。

筆者透過裝上 Chrome 的 Pocket 擴充,任何時候,只要點擊一下 Pocket 按鈕,再稍微加上一些 tag,讓你儲存的內容更加清楚分類。如下圖,當你的瀏覽器裝上 Pocket 之後,只要看到任何網站,但你當下可能沒時間閱讀,輕輕點擊一下紅框內的 pocket 按鈕即可。

 203

點擊之後,Pocket 按鈕就會亮燈,一方面也是提醒你這個頁面有儲存了,然後輕鬆的自定一些標籤,按 save 即可。之後任何網站,都可以用以此類推來儲存,你也可以透過不同的標籤,例如旅遊、語言、工作等去做分類,讓你的 Pocket 成為私人的資料庫,也是很棒的用法。

204

在你工作的時候,同事丟給你一個團購的連結?你要怎麼用 Pocket 來儲存,而不要分心去購買呢?你也可以將連結寄到 add@getpocket.com,之後這個連結就會出現在你的 Pocket list 之中,以下我們用 SYNC UP 的臉書連結為例,寄到 add@getpocket.com 即可,但記住一次寄一個連結就好,細節可見此說明

20151015P_sent

進入Pocket之後,可以看到自己儲存的文章、網頁、音樂、影片等,甚至是剛剛寄的連結,也存在這裡了!是不是很方便呢?有興趣的人可以到官網看看,或點擊加裝 Chrome 擴充,iPhone app 下載,Android app 下載

 20151015P_Plist

其實這個功能有點像之前介紹過的 Wunderlist,如果大家還記得的話,wunderlist 也有 Chrome 擴充功能,點擊之後不僅可以儲存文章,也可以設定提醒,提醒自己特定時間來看一下這個網頁,例如折扣結束前一週,回到這個網拍網站之類的,再復習一下 wunderlist 怎麼使用可以點擊這裡

 不過其實 wunderlist 主要的訴求是以 to do list 為出發點,所以它的使用界面比較是幫你匯集各種不同的任務,提醒你去完成,只是筆者有時也會把它用來,提醒自己閱讀某篇文章或到訪某個網頁,但 Pocket 的初衷就是讓你儲存頁面稍後閱讀,所以使用界面首頁,會讓各個文章或連結的內容一目瞭然,兩個筆者都很推薦,大家也都可以選用最適合自己需求的方法!

3. moosti

20151015moosti
圖片來源:moosti

類似蕃茄工作法的概念,moosti 讓你可以自行設定一段時間要專心,或是設定一個長時間的休息或短時間的放鬆都可以,時間到了之後,moosti 會伴隨著鈴聲跳出提醒的方塊(也可調整為靜音),頁面的顏色也可以自己調整。

這樣的方法到底有沒有效呢?很多手機都有碼表的功能其實,但這類工具,讓你開一個瀏覽器,保持在桌電上工作,心裡並默默地知道時間在倒數,可能你設定自己半小時內要完成一個小任務,有時透過這樣「倒數計時」的感覺,其實真的會增加緊張感,也讓你更投入每個工作環節喔!

4. iDoneThis

這是一個很簡單的工具,每天會寄一封信給你,問你你今天做了什麼事情,你可以自己設定,幾點的時候收到這封信,而你透過回覆這封信件,來檢視、記錄一下今天完成的各種工作項目。除此之外,也可以在每天的開始時,設定好今天要完成的幾個目標,這樣在收到信詢問你今天作了什麼的時候,也剛好可以檢視有沒有達成目標。

除此之外,可以邀請團隊一起使用,對於新創團隊、小團隊、個人工作等,都可以用這個很基本的方法,有點像寫每日報告一樣,記錄一下自己做了什麼。

想像每天必須要記錄下來今天要做什麼,每天要接收到一封 mail 地詢問,其實某程度是有壓力的,正面的好處也有透過這樣的紀錄,可以很清楚地知道一天、一週或一個月後,自己做了什麼,是一個簡單概念但實用的好工具,筆者唯一覺得可以再加強的是使用界面的美觀和功能性,推薦給有需要的朋友囉!

5. FIO(Figure It Out)

常常寄信給國外客戶?或是需要安排跨國會議嗎?那 FIO 一定可以幫助你愉快地完成這個工作!與其臨時去 google 一些時區,不如加裝 FIO 的 Chrome 擴充功能,如下圖,你可以很清楚的看到各個時區的時間,此外,你也可以自己修改地區名稱,例如台北辦公室、東京設計師等。每當擬用 Chrome 開啓一個新分頁的時候,就會看到五顏六色漂亮的跨時區時鐘。點此下載 FIO 的 Chrome 擴充

螢幕快照 2015-10-15 下午6.18.06

不想要額外裝 Chrome 擴充,或是瀏覽器是使用別的?別關係你也可以使用 Worldtime Buddy,不只幫你呈現現在各地的時區,也可以同步檢視明天你的上午十點,分別是各地的幾點,不用再為了設定全球會議時間傷腦筋囉!你也可以直接下載 World time Buddy 的 app 喔!

20151015WorldtimeBuddy
圖片來源:Worldtime Buddy

6. Noisli

螢幕快照 2015-10-15 下午6.26.19

螢幕快照 2015-10-15 下午6.26.34
圖片來源:Noisli

既然談到專心的工具,那就不能不談談「聲音情境工具」啦!筆者相當喜歡這個工具,他提供數種基本的聲音,例如下雨、打雷、風聲、森林、樹葉、流水聲等,還有夏天的夜晚、鐵路的聲音和咖啡廳等聲音。你可以自己點擊要哪幾種聲音,每種聲音要多大聲,也可以把自己搭配的聲音種類進行儲存,例如筆者覺得聽著火車規律的經過,很讓人感到平穩適合工作,但太安靜也會睡著,所以又加了一點咖啡廳的聲音,很像坐在鐵路旁的咖啡廳工作一樣,感覺挺好的。(六個名人告訴你:分心激發創造力

除了聲音之外,網頁也會持續變換各種顏色,當你儲存好特定的聲音清單後,也可以設定播放時間,最特別的是它還提供一個「無干擾寫作區域」,在這個頁面下,只有單一的顏色背景,搭配著背景音樂可以不受干擾的寫作,也可以下載完成的內容,雖然還是 beta 版,但也很有趣歡迎大家試用看看囉!

20151015noisli3
圖片來源:Noisli

7. Forest

螢幕快照 2015-10-15 下午11.18.07
圖片來源:Forest

想要控制自己玩手機的時間?想要控制自己上班用臉書的時間?用 Forest 來幫你完成吧!只要你在30分鐘內,沒有離開 Forest app,跑去玩別的手機遊戲的話,你就可以成功的種一棵小樹;也可以裝在 Chrome 擴充,設定臉書或是任何會讓你干擾的網站,只要30分鐘內你沒有登入這些網站,就可以成功種樹,但如果失敗的話樹就會枯掉,出現下面的畫面,就只好再重新來過囉!

20151015FBKill

如果你還是很難戒掉打開臉書,或是一些會讓你分心的網站的話,試試 Self Control,Forest 比較溫和的是讓你砍掉一棵樹,但 self control 是讓你完全打不開網頁,就只好專心地做事囉!

8. Rescue Time

20151015Rescue_1
圖片來源:Rescue

這個軟體我個人非常的推薦,可以清楚的記錄你整個花費在電腦上的時間,分佈在哪些網站上,當然你可以設定特定網站不列入記錄,但透過 dashboard 的報告(如下圖)可以顯示,你花多少時間在作 ppt,花多少時間上社群媒體,又花了多少時間在逛網拍之類的,清楚地檢視自己是否有效率的工作。

 20151015Rescue_dashboard

你也可以自己設定,哪些網站是「極具生產力」或「中性」,而花時間在哪些網站則是「非常分心」,透過更符合自己需求的設定,這個工具可以大幅幫助你,檢視自己的時間到底花在哪裡,怎麼花時間,是否在哪些工作上花了太多時間等,如下圖自行調整設定。

20151015R_reset

同類型的工具還有 fanurio 和 Timesheet,也歡迎各位試試看,不過筆者目前最喜歡 Rescue Time 的介面和功能,大力向各位推薦啦!

雖然我們身在很方便的時代,但也有很多東西讓我們分心,所以當然要更聰明的,運用工具來幫助自己進行時間管理,希望這篇文章對大家有幫助 :)

你是用什麼工具來幫助自己專心呢?也歡迎你跟我們分享囉!

參考來源:the next webBuffer99u