在職場上特別重要的一件事,就是「學會把事情說清楚」。不論你是剛進公司畏畏縮縮的菜鳥,還是已經開始進入領導階層的老鳥,有些話你就該說清楚!當你的語意沒有完整被表達的時候,就很容易產生誤解或是沒有確實傳達的溝通障礙。一起來學學「說出背後的原因」吧!(讓你更加閃閃發光:CEO 專欄:身為一個領導者,最重要的特質是?

大部份主管都只記得下指令,卻忘了告訴部屬「為什麼」。

「不過是裝訂資料把順序弄反,老闆就把我罵得狗血淋頭!」、「才報到兩天就丟來這麼大的案子,是看菜鳥好欺負嗎?」瀏覽 PTT 職場版,訴說新鮮人委屈的討論串,幾乎隨處可見。儘管故事各有不同,重點卻都指向同一件事──覺得遭受不合理的待遇。

「合理的要求叫訓練,不合理的要求叫磨練」這句話,對五、六年級生無比熟悉,但要在新世代身上複製,可難上加難。最常見的狀況是,「訓練」、「磨練」搞不清楚,「合理」、「不合理」間認知有落差,結果不是雙方溝通頻生障礙,就是最後新人悻悻求去。(撐久了就是你的:在倫敦的地獄廚房磨練,以所有熬過來的廚師為榮

3種磨練最易引起新人抱怨

什麼樣的要求,常被新人認為是「不合理的磨練」?狀況可略分為下列3種:

  1. 小事:如維持桌面整潔、文件裝訂須在同一側、影印時邊緣不可出現陰影……明明都是雞毛蒜皮,老闆到底在意什麼?
  2. 不斷重複的事:一份5頁的企畫案,可以反覆修改10幾次才過關。老闆是故意整人嗎?
  3. 不簡單的事:突然被交付意料之外的重要任務。

從年輕人的角度理解,確實容易覺得不合理,但主管之所以這麼做,背後當然有理由。問題是,大部份主管都只記得下指令,卻忘了告訴部屬「為什麼」。(溝通從說出來開始:一流人才的說話方式:「面對面」是溝通的第一步

下指令後,記得告訴員工「為什麼」

知名彩妝師游絲棋,自己也曾是「被磨練」的過來人。她的第一份工作是服裝目錄造型助理,平均每天得拍完200~300套衣服,工時動輒20個小時起跳,被老鳥呼來喚去甚至欺負,更是家常便飯。

然而,在完成繁瑣工作的同時,她留心觀察攝影、服裝、模特兒等各種「看似與自己無關」的細節,果然讓成長速度遠快於同儕,半年後即轉型為自由接案。2007年成立雅德爾造型公司後,又多了老闆的身分,開始帶領團隊,指導新進彩妝師。


(圖片來源:來源

「彩妝這行總給人光鮮亮麗的印象,很多人進來後,馬上覺得想像跟現實落差太多,」游絲棋坦言,自己就遇過自稱滿腔熱情、拼命拜託才終於入行的小朋友,不到2星期就跑掉了。如何避免類似狀況一再發生?她的答案是──完整而誠實的溝通。

初期溝通會發生在入行前。由於彩妝工作技術含量極高,勢必得經過長時間練習,才有機會「出師」。每當新人報到,她一定如實描述這份工作最辛苦的面向,包括壓力大、工時長、休假不定時等等,更鼓勵家長一塊來旁聽,「不要讓他們直到上工那天,才了解真實世界的樣子。」

正式成為團隊一員後,隨著訓練展開,溝通重點就變成「為什麼要這樣做」。游絲棋分析,年輕人並非不願承擔責任,只是相對缺乏耐心,面對任何指令,都想知道背後目的。

她舉例,若要求新人主動和顧客溝通,不妨加一句「因為彩妝不只講究技術,能聽懂客人的需求,對以後獨當一面更有幫助!」簡單一句話,內容即涵蓋2個層次:為什麼要求你做這件事,以及做完它能帶給你什麼價值。(推薦給你:為什麼做熱愛的工作還是不快樂?在工作找到自我實現的價值

一對一密集交流,有助掌握新人工作狀況

保聖那管理顧問公司總經理許書揚也給主管同樣的建議。他指出,一般企業的績效考核多為每年1~2次,但如果手邊正帶領新人,在到職前半年期間,最好每週都撥出一段短短的時間,與他進行一對一的「闢室密談」,半年後再調整為每月一談。頻率密集的私下談話,目的在於「隨時掌握對方工作上的困擾,並導正缺失」。


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若主管自己已經忙得分身乏術,根本騰不出空來,雲朗觀光集團採用的「以同輩教導同輩」,也值得參考。舉凡在雲朗服務滿一年的優秀員工,都能獲選參與為期3天的「訓練訓練員」課程,並在結訓後成為小團隊領導。之後,更可自己設計教案,同時以「平輩」和「過來人」之姿訓練新人。當雙方擁有同樣的世代語言,溝通起來更加事半功倍。

「磨練」的出發點,應該是讓新人快速成長、學習承擔責任並提升技能。身為主管,如果因一時疏忽,省略了最重要的環節而讓美意付諸流水,甚至讓尚未琢磨的原石來不及成為美鑽,不是太可惜了嗎?