誰說實習生只能做雜事?

建立好學、肯負責的工作態度,讓實習不只是實習,而是往「專業工作者」邁進。

文|張智鈞

小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄

晚安,Amanda。

我們前陣子正聊起了工作裡所帶領的實習生們。你總是說實習生讓你不省心,需要帶又要教,是額外的負荷,沒有幫上忙。我想和你分享,我和實習生相處之間的不同看法。

我歸納出「協助實習生在企業實習大展身手」、「部門小主管帶領時實習生可以做的三件事」和「進入職場之後的成人學習」三個篇章,並於中間穿插「小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄」和你分享。

我來自《擺渡人》Podcast 頻道。擺渡人,拼了命活出自己的同時,擺渡人。

文章大綱

1. 協助實習生在企業實習大展身手

  • 讓實習生把自己當作正職,並把實習生當作正職

  • 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄——心態篇

2. 部門小主管帶領實習生可以做的三件事

  • 釐清為什麼做和交付物

  • 建立主動回報和定期回饋機制

  • 協助實習生運用他的專業

  • 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄——實踐篇

3. 進入職場之後的成人學習

  • 給自己寫必修課表,出自己的功課

  • 小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄——學習篇

協助實習生在企業實習大展身手

讓實習生把自己當作正職,並把實習生當作正職。

2016 年的時候在公司透過聯合招募,從 264 位的潛在名單裡中招募進了 14 位實習生,實習計畫是為期 3 + 3 個月的形式,前面 3 個月是所有錄取的實習生都會共同經歷,而後面 3 個月則是部分時間和工作表現上,彼此都合意的情況下才會延長實習時間。

我記得當時公司的創始合夥人 Y,他在首次全員到齊、實習生第一天上班工作的月會上和大家說到:「只要你沒有把自己當作實習生,把自己當作一位正職,那你就贏過 80 % 的同期夥伴了。」

「把自己當作正職。」這句話是神奇魔法。Amanda,這就是我們要告訴實習生的首要價值觀。

很大部分的實習生會擔心犯錯、做錯事情,不乏實習如此,正職的夥伴也時常表現扭捏和怯懦。在這數位時代、市場環境變動快速的年代,我們在組織裡面所遇到的挑戰,時常沒有辦法以「經驗」來做出合適的決策和提出正確的解決方案,因為大部分都是陌生問題。

既然陌生,就沒有 SOP、沒有辦法給予一定會成功的承諾、無法打包票,必然會有風險和嘗試,反過來說,身為小主管、部門主管的各位,就很考驗承擔風險的能力和判斷。

說遠了,既然如此,當一位實習生把自己當作正職,而我們也將實習生當作正職看待,他總是嘗試著解決問題,那麼這位夥伴正朝著「專業工作者」邁進。


圖片|Photo by You X Ventures on Unsplash

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小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄——心態篇

  1. 成為實習生,你是不是有先把雜事做好?

  2. 把自己當作正職。

  3. 把「答應」視為你工作排序的最前面,這就是承諾。

  4. 將「時間安排」,當作一項工作任務。

  5. 忘記頭銜,不要追求企業名牌,專注於可以帶得走的能力。

  6. 設定目標:以成為正職或拿到推薦信為具體目標。

  7. 不要「討好」上司。

  8. 保持聯繫。

部門小主管帶領實習生可以做的三件事

建立主動回報和定期回饋機制。

有時候實習生的表現不佳,很有可能來自於 Amanda 你的指示並不明確。這段落我想一方面寫給正在企業裡面擔任小主管的各位,一方面準備進入實習或正在實習的夥伴,也可以嘗試著從我提到的觀點中,試著揣摩組織運作的規則。

身為小主管,你的決定很多時候不是你的決定,於是在老闆和實習生中間,你可以做這三件事情,用於溝通之間的風險預防。

  • 釐清為什麼做和交付物

  • 建立主動回報和定期回饋機制

  • 協助實習生運用他的專業

釐清需求,確定工作流程。別急著埋頭苦幹產出沒人要的檔案。

首先小主管你自己接到任務的時候,一定要先釐清「為什麼做」和做完之後要提交的「交付物(或指標)」是哪些。通常我在任務展開之前,我會做這三步驟:

  1. 釐清——做,能做好。
    首先從任務本身找出主要關鍵。這步驟最重要的事情是提問,我們為什麼要執行這項任務、要在多久的時限之內完成、老闆本身對於任務本身有沒有想像,快速整理之後,進到下一個階段。

  2. 執行——交,能準時。
    在執行面一定要考慮三要素,時限、交付物(或指標)和誰去做。在專案管理之中常有人提到一句話方便記憶 "Who do what by when",接著把資源和人力盤點之後,就可以進入執行階段。

  3. 檢核——錯,來得及改。
    多數人都會記得最後去檢查最後產出的「成果/成效」,我會建議你在專案進行到一半的時候,需要設立一個查核點,作為「風險控管」的指標。也就是說如果延宕 3 天、如果預算不如預期 20%、如果⋯⋯那麼你可以啟動 Plan B 或是提出支援需求。

在上述中的檢核,要倚靠「建立主動回報和定期回饋機制」,有些企業裡面有晨會、週會的習慣,實習生則有可能一週進公司 2 天或是雲端工作,下一次看到實習夥伴又是一週了(也不見得能配合上週會),於是我們可以在既定的工作時間裡,約定你和實習生「彼此」的回報機制。

他可以是以天為計或以事件為計。比如實習生他將協助你一起策劃一場記者會,在專案中「場地確認」就是一個事件、「現場輸出物料」也是一個事件,這些都可以當作即時回報的檢核點。千萬別等到了一週之後,才做一次確認,很多事情會讓你驚嚇。

定期回饋機制,關鍵是要從中協助實習生取得 Key Learning,通常我會搭配學習循環圈:Fact、Find、Feeling、Future 來引導實習夥伴,說出在專案之中看見什麼、發現什麼、感覺怎麼樣,以後可以如何運用在工作或生活上。

記得,別只在「出錯」的時候回饋。要在做對了、超出預期、犯錯了,都是很值得學習的時機,「對的」我們要找到如何保持和複製下一次成功;「錯的」我們要找到調整和避免的方法。

而當你們有了定期回饋的對話時,你逐漸就會發現實習夥伴的專業在哪、思考邏輯是如何,這時候第三點「協助實習生運用他的專業」就能派上用場。

Amanda 當我們一起協助實習夥伴獲得成就感和擁有好的工作表現時,也同時能夠協助到我們的工作任務。

小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄——實踐篇

  1. 追求你在實習期間的「職場代表作」。

  2. 主動爭取工作任務,別只是等待別人交辦你做事。

  3. 釐清需求,確定工作流程。別急著埋頭苦幹產出沒人要的檔案。

  4. 帶著答案進會議室,讓主管選,不要讓他幫你想。實習,是實踐過去所學,帶方案去找主管,驗證你的作法。

  5. 理論和成功案例都很美好,始終問自己「It's good idea, but How?」

  6. 犯錯和實力評價,不總是成正比。你不應該怕犯錯。

圖片|Photo by Ian Schneider on Unsplash

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進入職場之後的成人學習

「火花」就是在這被交付重要任務時,被點燃的!

談談成人學習。我這裡說的是離開了學校教育體制之後的學習工作,是的,我也將學習稱之為工作。

在加入一間公司的時候,有許多的職場前輩建議:「不要說自己來學習的。」因為真的太奇怪了啦。其實啊,這中間有兩個關鍵:

  • 不會有人告訴你必修和選修課表,從今天開始要自己安排。

  • 不會有人替你出功課,督促你繳交作業。你得自己給自己功課、每天做。

Amanda,而我們能做的事情是給予「一個表現的機會」。因為有目標,就有動機去主動學習和練習。我想到去年的時候,有位夥伴 Sunny 他在事隔兩年才告訴我,她真的很感謝當時接下了任務,並且感動於我另一位同事是如此支持。

兩年前有一場在學校的 2 小時演講,主題是「社群經營」,當時 Sunny 是主要執行、負責的人,當然由她來和同學們分享,是最好不過的事。於是阿,公司主管便把這項演講的任務,交付給 Sunny 由她來準備、擔任當天的講師。

「火花」就是在這時候被點燃的,過去 Sunny 只有「執行」的經驗,還沒有歸納總結她是怎麼做、做什麼,更別說怎麼教了。

於是 Sunny 開始主動學習「如何演講」、練習「演講的技巧」和整場 120 分鐘的架構、編排講座中的小練習(做中學)、準備中間的笑點⋯⋯而這一切,僅僅只是因為,由主管給予的舞台和機會。

當天的講座非常成功,可我更開心於 Sunny 獨自完成了這項任務。她已經知道了該怎麼為自己安排課表、出一份屬於自己的功課了。

Amanda 我們接下來也可以盤點自己的工作項目,有哪些是我們在「容錯率」可以掌握的情況下,全權交付給實習生們去執行,並全然的信任。

如同 Sunny 獨立執行的演講一般,他們會表現的讓你超出預期。

小主管可以告訴實習生的 20 條工作備忘錄——學習篇

  1. 把「挨罵」視為你負責任的一環。

  2. 不只問怎麼做,多問為什麼。比起埋頭苦幹,應該要去探索、知道決策的脈絡。

  3. 建立自己的學習循環:學習、發現與歸納、實際運用、修正,找出職涯學習地圖。

  4. 借用別人的資源和能力,成為一位專案管理的專家。(什麼叫做資源:人、錢、時間)

  5. 從日常工作中歸納總結:實習的 Key Learning。

  6. 主動尋求反饋。

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我和兩位朋友也在《擺渡人》頻道裡面,錄了一集〈實習根本不是你想得那樣‪!‬〉我們在裡面也討論了對於企業和實習生雙方,看待實習時的角色。

其中包含了大學生應該在就學時到企業實習嗎?會不會只是一種跟風?對於實習的想像會不會和實際的工作體驗有落差?企業可以如何面對和帶領實習生?等等各種問題,妳也可以從裡面聽到擺渡人另外兩位主持人的不同觀點。

Amanda 歡迎妳在下一次遇到挑戰的時候,我們在一塊兒聊聊。我認為很多好的點子,都是從交換彼此所遇到的挑戰和建議開始發生的。

就先約翰啦,晚安。