你常常覺得自己忙碌,工作卻還是常常追著你跑嗎?推薦給你三個高效率的心法,不再追著期限跑,你會發現把待辦事項通通都劃掉絕非難事。(延伸閱讀:11個有效提高工作效率的方法

我習慣用 google calendar 來管理所有代辦事項,方便又環保。

並且我有一種病,看到代辦事項列在右手邊欄位的時候,會非常想要把事情完成,否則就會渾身不對勁。看著他們一條一條被劃掉,代表我完成的越來越多、進度越來越快,心裡感覺只有爽快!(看到這裡,如果你是老闆,我想你已經很想把我挖角到你公司了吧?)

對我來說很習慣的事情,卻經常聽他人提起自己在完成任務上的困難,包括生活中的任務或是工作中的任務。他們經常伴隨著嘆氣,告訴我:「唉!我無法理解,那種看到代辦事項就想把它們剷除的心情,他們太巨大了,看到它們我只想逃啊啊……」

而這個結果就是,他們的行程表已經發展到一種失控的程度,讓他們總是追著期限跑,期限複期限完全看不到終點。(延伸閱讀:上班第一個小時千萬不要做什麼事?

「說真的,難道我不會想逃嗎?」我問自己,又對自己回答:「嘿!好像還真的不想逃耶。」到底,這個差異在哪裡?艾彼覺得自己有義務好好剖析一番,也寫出來為正在和失控的工作清單奮戰的上班族、個人工作者分享。

秘訣一、將任務拆解成小步驟

首先,別被看似困難、巨大的任務給唬住了!穿透它的表象,你就可以分辨他是由哪幾個部分構成的。如果你正要發展一份企畫書,不知從何下筆,1頁如果太多,那麼至少從一段開始吧?一段還是太多,那麼不妨從一個標題開始呢?簡單來說,只要有開始並且持續,離終點就不遠了。

祕訣二、從最容易的開始

如果你不是像艾彼一樣習慣倒吃甘蔗越吃越甜的人,建議你可以從最簡單、最容易的步驟開始,循序漸進往困難的步驟挑戰。困難的步驟完成是完成,但簡單容易的步驟完成也是完成啊!誰說一定得先從困難的開始呢?並且當你集中所有注意力去完成簡單容易的事情時,可以為自己建立一些自信心與控制感,這個稱為「自我效能 self-efficacy」的感覺,能夠幫自己面對即將面臨的困難挑戰。

祕訣三、一段有限且合理的時間

如果沒有期限,事情就不會有完成的一天。若是這件事情在你的行程表上已經擺了一年,從來都沒有動過,這件事情還有完成的可能嗎?即便是前述提到的小步驟、簡單的步驟,你也應該規定自己在10分鐘、30分鐘等不等的時間之內完成。否則很輕易就會認為:「這個很簡單,應該一下子就處理完了。」實際處理時,卻因為對期限的焦慮或瑣碎的細節,而無法順利完成,一下子就放棄,反而把事情越拖越久!

上面這些建議,是寫出來與不知道該如何開始,總是被巨大困難給困住、無法開始的朋友分享的。晤談中,我發現往往不這麼順利,總會有另一群人用一種熟悉的聲音告訴我:「我都知道,但就是無法開始!」

如果你屬於他們,也許你該想想自己拖延的動機是甚麼?

是知道做不完時會有人來幫你完成嗎?如果是,也許你應該現在就找這些人與你一起動起來,為這件事情盡點心力。是期待自己可以在最後一秒鐘攻克這一切嗎?如果是,嗯,那我想你的確是個冒險家,你應該很享受這種血壓突然上升、脈搏突然加速後又在冒險結束後急速下降的感覺(既然對你不會是問題,就也不需要解決了)。

而親愛的,如果你也不是這兩者。我想許多時候,我們只是因為「太害怕不完美而無法踏出簡單的第一步」罷了。想一想,讓完美主義控制你的整個生活,真的值得嗎?不讓我們的代辦事項滿溢到整個生活,讓我們必須被時間追著跑、追著時間跑,我們需要的只是一個,簡單的開始!(延伸閱讀:改變人生的一分鐘:培養預見未來的影響力