每天多兩小時的工作術：學會事半功倍的「步驟思考」

先解決頭部，再解決尾部

「射人先射馬，擒賊先擒王。」─杜甫．《前出塞》之六

詩聖杜甫「擒賊先擒王」的精闢見解被後人廣泛流傳，應用在各個領域成為成功做事的圭臬之一，因為它明確點出，做任何事情在行動之前，都必須先確認誰是擁有最後拍板定案、決定權的人，亦即：關鍵人物(keyman)是誰？ 這次建議案和哪些對象相關？ 有可能會「卡」在誰？

所以正確的「步驟思考」應該如下：

步驟一

找出工作中的關鍵考量點(key concern)及關鍵人物。想要順利推動計畫，應該在擬定建議案之前，就先思考清楚：哪些要項是公司最在意的關鍵點？

哪些人應該列為「主要溝通名單」，先溝通！ 哪些人列入「次要溝通名單」，到第二輪事情有方向或較細節與其有關時再溝通。其中，又以關鍵人物最為重要，是全案中具有關鍵性影響的人，比如說：擁有最後拍板定案、決定權的人或是構思最初發想者，這些所謂「關鍵人物」的看法往往也會左右全局，應該是你溝通對象名單中最優先請益、溝通的人。（推薦閱讀：為什麼主管升他不升你？小細節決定升遷關鍵）

步驟二

先掌握真正具決定權「關鍵人物」的意向。既然關鍵人物可能左右事情的成敗，就應該先設法確認清楚關鍵人物想要訴求的方向，特別是某些方案、章程、辦法等，如果有牽涉到經費、工作時數等關鍵性元素或方向一定要先跟關鍵人物討論過，了解其所能或願意動用的經費預算後，並取得他的認同和共識，再依著溝通後的方向開始往下推行，進行相關細節的確認或擬定方案，才能切中要領。這也是落實執行力的成功要件之一。

步驟三

推動落實的步驟。很多時候，特別是原則性或關鍵性的問題，最後拍板定案的決策在於上層主管，所以當同仁們抓出工作的關鍵人物之後，應該要馬上開始思考這個關鍵人物是否需要上級的決策？ 還是自己有權限立刻推展？ 如果這關鍵人物對公司是比較重要、關鍵性的部分，那就應該先跟上層主管溝通，確認這些關鍵考量點的可行性，等到大方向與策略確定以後，再繼續之後的工作。

如果上層主管評估過後認為不可行，你也就不需要再多費心力，花時間研究底下細節。換言之，推動落實的步驟應該「由上到下」之後，才開始「由下往上」的流程，這些你都必須要當做思考的步驟，經過思考判斷後選擇當下你認為最有助於提升工作效益的方式進行。

步驟四

以「摘要」(summary)的方法向上溝通。最後，當你預計將一切計劃向上呈報時，切記給上層主管的報告應該是摘要重點的形式，簡單扼要地將重要的關鍵考量點條列出來，才能讓上層主管快速地了解並和你討論、做成決策，否則在主管忙碌行程中，你長篇大論的建議案很容易就會被暫時擱置在旁，直到主管比較有空的時候才能處理或也很可能就此忙忘了。

這就是「步驟思考」！ 舉凡工作中碰到任何事情都應該講究「什麼才是順利完成這件事的正確思維」，就像是，當你想要採購業務用車時，必須先向主管確認是否有編列預算？ 公司目前營運狀況是否允許動支該筆預算？ 又比如說，當你想和某位客戶做生意時，應該先找到「關鍵人物」，確認財務部或銀行願意放帳，有額度之後，才開始思考送樣、合作模式等業務開發後續執行計畫，以免忙了半天後，

到頭來才發現根本沒有預算或根本沒有額度可用，既浪費人力、錯失時間，又落得一場空。

先考慮根本問題，再考慮次要問題

所謂「蛇打七吋」，既然能掌握、關注於七吋的「根本問題」，當然也就易收事半功倍的成效，因為，「想要」是不全然等於「真正需要」！ 所以必須進一步思考：哪些是會影響成效關鍵的「根本問題」？ 哪些可能看似重要實際上卻無傷大雅的「次要問題」，透過抽絲剝繭分析釐清後，才能把許多枝枝節節的次要問題撥開，暫時排除，而將焦點放在根本問題上，以免失焦作出錯誤的判斷及決策。

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以下就以應徵工作為例，或許大家能更清楚地了解何謂「先考慮根本問題，再考慮次要問題」。比方說，當你同時通過兩家以上應徵工作，正面臨是否要加入的關鍵時刻時，你該如何評估？ 我建議你這時不妨透過下列圖示中的問題來協助自己釐清。

注意這張圖表上正確的反問與思考順序：

從應徵者的角度來看，以上圖表中，第十至十三項的問題都是會變動的：
    　一、因為工作職能(job function)有可能會隨著你的職涯發展而改變、輪調。
　　二、隨著工作職能改變，你的直屬主管也不盡相同。
　　三、 當你能把自己的工作做好，甚至還能向上延伸時，那公司自然不會在薪資、福利等方面虧待你。

所以，以上都應該歸屬於次要問題。反倒是第一至九項才應該更仔細地想想，以免本末倒置，影響了生涯發展的選擇。而所有根本問題中，又以第三項最為重要，因為就算公司賺錢、永續發展，但是能否與公司利益均霑則取決於老闆的理念，老闆是否樂於與員工分享努力的成效才是關鍵的「頭部」問題。如果老闆很吝嗇，根本沒有照顧員工的意願，覺得所有獲利都是私人的，並無分享的理念，那麼，就算公司賺錢、永續發展又與你何干？ 依然不是一家可理想打拼的環境。除非你抱的想「從中學習」的決心。

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試想看看：
　　一、如果公司不賺錢就不可能永續經營，就算薪水暫時還好，但能長久嗎？
　　二、 公司有公平的分享、管理制度，但企業文化中卻沒有分享的理念，那與畫餅充飢、望梅止渴有何分別呢？
　　三、 公司有好的學習環境，但平台不夠大、升遷管道不順暢，那就算學成之後，不也沒有發揮的餘地嗎？　
　　四、 資深的員工流動性大，代表公司不能提供員工一個穩定的環境，那就算工作內容跟興趣吻合，您又如何能安心投入其中呢？

所以相較於以上這些根本問題，上下班時間、年假、員工福利等細節規定，反倒是屬於次要的問題，根本不必過於在意。