Womany 編按:
為了明天要舉行的英語會議,妳心中還是揣揣不安嗎?先看看我們幫你準備的幾個小祕訣吧!我們會陪你從會議的開始前準備,一路到最後要完成記錄為止。所以,親愛的,不要再害怕了,開心帶著我們一起邁向明天的挑戰吧!(推薦閱讀:做甜點也能學英文!簡單五步驟做出可愛拉拉熊鬆餅


你是不是也有過這樣的經驗,跟外國老闆或外國客戶開會時,發現自己的英文程度不夠好,但還是得硬著頭皮寫英文會議紀錄呢?其實,寫好英文會議記錄,只要掌握以下幾個技巧,可以輕鬆完成,也讓你的老闆刮目相看喔!(舒緩緊張感:《暖活》幫助腹部放鬆溫暖的呼吸法

會議記錄 minutes

首先,會議的英文這個單字該怎麼說? 會議記錄的英文寫法是:meeting minutes/minutes of meeting。但是很多老外會直接用 minutes,當老外說 Do you take minutes, please ?意思是請你幫忙寫會議記錄。(另外,如果你是簡報者:掌握五大原則,做出吸睛簡報

 

會議開始前

會議開始之前,多半會先追蹤上一次的會議紀錄內容是否有如期完成,這時候你可以說: To begin, let's quickly go over the minutes from our last meeting. (本次會議開始前,我們先檢視上次的會議內容。)(拋開害羞的好方法可以參考:拋開「不懂」的羞恥心,練習厚臉皮學習

會議記錄重點

開會的目的就是為了進行討論及取得結論,因此進行會議記錄的成員必須注意下列幾個一定要寫的地方: 

  1. discussion/topics:討論事項與會議主題
  2. resolution:決議事項。
  3. actions by whom:列出誰應該負責哪一件事
  4. bullet points:摘要式的重點記錄,內容要簡潔清楚。

(小提醒:在會議上通過決議的固定說法是 resolution,這個字和「決心」有關,不可以用 conclusion 或 decision 這兩個字,意思不太相同。

會議記錄須包含內容

在一篇英文會議記錄中,應包含的內容及順序如下: 

  1. Date:開會日期。
  2. scheduled starting time:預計開始時間。
  3. actions by whom:每一件會議上討論的事情都應該列出負責人。
  4. bullet points:摘要式的重點記錄,內容要簡潔清楚。
  5. place:開會地點。
  6. minutes:會議紀錄。
  7. present:出席者:或是用members in attendance。
  8. apologies:無法出席或者請假者。也可以說Absent with apologies或用regrets,但不要說"take leave" (請假)。
  9. discussion/ topics:討論主題。此項目視會議情況也可用announcements報告事項。
  10. resolution:(針對上述討論主題) 通過的決議。
  11. date of next meeting:下次會議日。
  12. approval of previous meeting minutes:請大家確認上次的會議記錄內容。

相關範例:

  • CEO recommends: The organization stays where in the current location over the winter if not being able to find new facility by the end of this month.(營運長建議:月底前找不到新設施,本季繼續待在公司原址。)
  • Staff report by the end of this week and prepare for the next press conference on 6/20.(員工需在週五前繳交報告。準備6/20的記者會。)
  • After discussion, members agreed.(討論後,全體出席者同意。)

 

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文章來源:巨匠美語