在被關切狀況之前便「主動」報告

「報連相」真的毫無好處嗎?

如今「報連相」幾乎已成為主管掌握下屬工作狀況的唯一途徑,要是沒能得到下屬的「報連相」,主管只好主動開口問下屬:「那部分進行得怎麼樣了?」對主管而言,做個工作還要不時盯著下屬是很麻煩的,而且十之八九被盯到的下屬,臉色都不好看,這就是為什麼主管會「希望你在被關切狀況之前便主動報告」。

但站在下屬的立場,即便明白主管的心態,也不見得就願意配合做足「報連相」的動作,我最常聽到的下屬說詞就是:「總覺得現在的氣氛不太適合去跟主管報告。」通常下屬花了時間精力向主管報告,主管只會擺出一副「你本來就應該來跟我報告」的態度,而且要是報告得七零八落,還會被主管念:「你到底想講什麼?」

「報連相」惹人厭之處還不只這些。通常就算跟主管報告了狀況,得到的支援也不會變多,站在下屬的立場當然會覺得只是浪費時間;而且搞不好還會因為報告了現狀,反而讓主管提出進一步的要求,增加了工作量,也難怪各位做下屬的,會覺得「報連相」實在是吃力不討好的麻煩事。(同場加映:《別讓人知道你怎麼想》以同感與信賴感操控對方

把「報連相的義務」想成是「在主管面前表現的機會」

「報連相」之所以讓下屬們覺得毫無好處,責任其實在主管,但下屬卻不能因此覺得:「那就不必自找麻煩做什麼『報連相』了吧。」因為要是被主管覺得你沒有做好「報連相」,只會影響到公司對你的評價。即使你把工作處理得再好,沒把成果完整報告給主管,讓主管看到你的能力,一樣等於做了白工。

而且最要命的是,在所有公司的績效考核評量表裡,肯定都有關於「溝通能力」的評量部分,沒能做好「報連相」,影響的將是這部分所有項目的分數,所以,讓我們試著換個角度思考吧。不要覺得「『報連相』是對主管應盡的義務」,而是要告訴自己:「『報連相』是用來影響主管的方法。」今後就把「報告」當成是對主管的簡報,簡潔明瞭、不著痕跡地向主管展示自己的工作成果。

此外,還可以把「相談」視作是逼主管採取行動的手法。只要對主管說:「我想和您商量一下……」一邊把主管拉進你經手的案子裡,就可以盡量地運用你的主管了,所以「報連相」並不是為了主管,而是為了你自己所做的動作。(你會需要:殘酷,但年輕人不可不知道的職場五小事

輕鬆學會主動報告

那麼具體來說該怎麼做呢?針對主管「希望你在被關切狀況之前便主動報告」的期望,我們該思考的是:「應該在什麼時間點報告?」當然沒必要每天照三餐報告進度,主管也不想要你這麼做,你只要在適當的時間點報告最新進度即可。而所謂的「適當的時間點」究竟是何時,請觀察一下你主管的工作固定行程。

在主管的工作固定行程當中,與「報連相」有關且最重要的,就是與公司經營高層開的會議。由於在會議上,主管將受到經營高層嚴格的檢討,因此你應該針對會議可能被提出討論的部分,事前向主管做完整的報告。在當今嚴苛的景氣下,主管通常無法交出亮眼的成績,但為了避免被高層檢討,他至少要報告自己的部門這段時間做了什麼樣的努力,可望在不遠的將來為公司增加收益,因此主管在開會前會非常需要下屬的工作成果。

根據我自己當主管時的經驗,一般都是在會議的三天前開始陸續確認下屬的工作成果,因為要是太早開始蒐集資料,屆時的報告內容恐有過期之虞。所以配合主管的工作行程,你就應該「在會議的三天前向主管報告對業績可能有影響的工作進度」,如此一來,就能掌握所謂「在被關切狀況之前主動報告」的最佳時間點了。

主管沒問就不主動報告的下屬,和老是抓不到對的時間點報告的下屬,在主管的眼中一樣是不及格的員工。所以請察言觀色,記得在最佳的時間點向主管報告你的工作狀況。(你只有幾分鐘:說出影響力:簡報內容要快狠準

重點

「報告」就是面對主管所做的「自我宣傳簡報」,看準主管重要會議的三天前報告自己目前的工作狀況,讓主管覺得你是個機伶的下屬。