這篇找了一個 Mr.「亞伯特」來表演給大家看:番茄鐘的設定流程,與不小心被打斷的話,要怎麼辦?

本篇第一集:風靡職場的「番茄工作法」,簡單步驟跟著做

本篇第二集:容易分神、工作效率差?番茄工作法五秘訣公開

基於數個理由,你絕對不該低估時間表的重要性:

1. 設下期限

期限有助於好好工作,全力以赴,力求在時限前完工,就如番茄鐘的鐘響(前提是我們真正體認到期限不得違背)。

2. 分隔工作時間與休息時間

休息時間最好是拿來做非工作事項或臨時事項,如同燃料的作用,替頭腦加油。

若無休息時間,創意、熱情與好奇心會下降,人會愈趨疲乏沒勁。就像若無汽油,引擎無法運轉。

3. 供我們衡量工作成果

寫下今日工作表之後,目標就是在期限內盡力做好。如果工作無法如期完成,就設法了解問題所在。而且我們還得到一個寶貴資訊:這一天完成了幾個番茄鐘。

番茄工作法的重點不是浪費了多少時間,而是達成了多少番茄鐘。隔天你要記取數目,衡量當天有幾個番茄鐘,再依個數填入待做事項。

談到時間表,最大的問題是不夠重視,未加妥善遵守。

假設現在是下午 3:00,你進度落後,不如預期,所以跟自己說:「今晚我加個班來彌補。」

你既逞強又愧疚,結果今晚效率不彰,然後明晚效率不彰,後天晚上繼續不彰。愈是一再延誤,整體成果愈差。罪惡感像雪球愈滾愈大,但為什麼?亡羊補牢不行嗎?難道加班無法減輕罪惡感嗎?

其實,這容易陷入惡性循環:時程打破,疲憊堆積,效能下降,之後的期限繼續耽誤。

重點在於,妥切的時間表必須好好遵守。時間表有各個時段,安排各種事項,善加遵守意謂著擺脫「再 5 分鐘就好」的症頭。

期限一到,就像番茄鐘一響,所有動作就此暫停。無論番茄鐘還有多少時間,你務必遵守一條基本原則:時間表永遠高於番茄鐘。另外,妥切的時間表得包括休息時間。

高效訣竅

如果重要事情的期限到了,你卻還沒做好,不得不趕工,這時,可以把加班時間加進時間表,以暫時刺激工作效率。

一般來說,為了避免上述惡性循環,獲致正向結果,加班不該超過連續 5 天。你替這期間另訂特例時間表,並預留一段恢復期,用來因應必不可免的效率下降。


圖片|PIXTA

理想狀況的例子:

我們以「上午 8:30 至下午 1:00」和「下午 2:00 至 5:30」兩個時段的時間表為例。

現在是 8:30,亞伯特設定今天的第 1 個番茄鐘,準備從頭到尾回顧昨天做的事,迅速瀏覽事項盤點表,填進今日工作表,而工作表上會包括這個設定計畫的時段。

此外,亞伯特也用這個番茄鐘時段檢視辦公桌上的東西是否就定位,順手整理。當番茄鐘響起,劃記「×」,休息一下。

下一個番茄鐘開始:第 1 個正式開工的番茄鐘。再來 2 個番茄鐘也拿來處理同一事項。整組 4 個番茄鐘結束,進行一次較長的休息。

亞伯特雖想繼續工作,但接下來的工作負擔滿重,所以他決定休息久一點,不是休息最低時數的 15 分鐘,而是休息 20 分鐘。

接著,他設定新的番茄鐘,一連完成整組 4 個番茄鐘,然後查看手表,現在是 12:53,時間剛好夠再次整理桌面,把需要歸檔的資料擱在一邊,檢查今日工作表是否清楚填妥,然後再去吃午餐。下午 2:00,亞伯特在辦公桌就位,設定番茄鐘,重新展開工作。在各番茄鐘之間,他沒做多少休息。

然而,4 個番茄鐘之後,亞伯特開始疲憊,想好好休息,於是出去散步,盡量斬斷工作的事。

30 分鐘後,亞伯特設定新的番茄鐘。鐘響,劃記「×」,休息一下。他把最後一個番茄鐘用來回顧今天,填紀錄表,註明待改進處,劃記明天的工作表,整理辦公桌。

番茄鐘響,短暫休息,查看手錶,時間是下午 5:27。他整理四散的紙張,排好盤點表。下午 5:30,自由時間開始

有關這個例子,在此提出兩點:

1. 時間絕少能都用來工作/讀書

依總時間 8 小時來說,2 個番茄鐘用來處理組織事項(1 小時),12 個番茄鐘(6 小時)用來工作或讀書。

2. 基於番茄工作法,流逝的時間並非第一重點

除非有干擾未妥善處理,否則在上午或下午結束之際,只須看完成了幾個番茄鐘即可。時間表由各組番茄鐘鞏固。幾分幾秒不重要,重點是按番茄鐘工作與休息。

遭到打斷的例子:

假設前述例子第 2 組裡的第 2 個番茄鐘被干擾。

亞伯特工作中斷,無法繼續。這種事可能發生,番茄鐘面臨作廢。最後,亞伯特終於能再度回頭工作,查看時間,中午 12:20。

他花一點時間重新規劃其餘時間,現在,只剩 1 個番茄鐘。不過,他仍決定先短暫休息再重新開工,設法趁機集中精神,等準備就緒,才動手設定,展開這組裡的第 2 個番茄鐘(上一個中斷了)。

下午,在第 3 個番茄鐘結束之際,亞伯特覺得需要不只 3 至 5 分鐘的休息,決定散步半小時,在出去前,迅速調整現在這組番茄鐘,原本剩 2 個番茄鐘,改為 1 個處理組織事項的番茄鐘,屆時若有額外時間,再拿來整理桌面和查看信箱。下午 4:47,亞伯特散完步回來,設定番茄鐘,鐘響,劃記「×」,休息一下,自由時間開始。

讓時間表更完善

一個工作日包含數個番茄鐘,如何安排才能發揮最大效能?完善的工作計畫來自持續觀察檢討,目標是盡量使事項一個接一個完成。

如果有一整天能讀書,起先時間表可能訂為「上午 8:30 至中午 12:30」和「下午 1:30 至 5:30」兩大時段,上午有兩組各 4 個和 3 個番茄鐘,下午也有兩組各 4 個和 3 個番茄鐘。

各組番茄鐘決定休息時間。各組裡的番茄鐘甚至能進一步做安排。

比方說,你可以用第 1 組裡的首個番茄鐘替當天做規劃,之後 3 個番茄鐘研讀新科目;下一組的前兩個番茄鐘繼續研讀,最後一個番茄鐘用來看電子郵件和聽語音信箱,若需要打給同學也是用這時段;

第 3 組的第 1 個番茄鐘用來回顧上午,再來 3 個番茄鐘用來讀書,這安排能有效處理上午冒出的干擾;第 4 組的前兩個番茄鐘,用來複習今天與前幾天的所學,至於今天最後一個番茄鐘用來追蹤與分析資料。

這個讀書計畫的基本假設在於,早上的效率通常較好,剛用完午餐則效率不彰。這假設顯屬主觀。

為什麼我們要檢視最初的時間表?原因是我們能了解成效,追蹤每天的各個番茄鐘與表現,從而明白哪組番茄鐘最有讀書效率、哪組番茄鐘最能發揮創意?據此調整讀書計畫,挪前移後,知道哪幾組番茄鐘要延長、哪幾組番茄鐘要縮減?更清楚自己的學習狀況。

規劃時間表的關鍵是:有意識的決定如何安排。

目前以 4 個番茄鐘為一組的原因在於,這數目通常最能發揮效率。然而你也可以加長或縮短,以 3 個或 5 個番茄鐘為一組,每組之後休息 15 至 30 分鐘。時間表若欲有助效能,必得持續調整,每組番茄鐘的數目可以不同,因人因時而異,但以 4 個一組為優先考量。

高效訣竅

根據經驗,當時日變換,時間表也需變換。