簡報不能過於冗長

簡報,顧名思義,就是簡單的報告。不會複雜,也不會長篇大論。

以時間來說,最短五分鐘,最長不能超過四十分鐘。超過四十分鐘,就不叫簡報,而叫上課、訓練了。

簡報的目的不是把所有我知道的東西都告訴你,而是要讓你知道我想表達的重點,影響你去展開行動、產生認同。所以,簡報和訓練不同。

用一個簡單的判斷來區分的話,「訓練」重在學員的吸收程度及技能培養,講師希望學員盡可能了解,手法較為平實。

「簡報」則重在說明及說服聽眾,簡報者確信要百分之百影響聽眾行為。手法上有時會較為誇大,但是要記住:「炫」是不得已的!千萬不要為了炫而炫,反而模糊了焦點。

簡報的目的在「說服」跟「說明」,換句話說,它一定有一個說明的主題和說服的對象,同時希望影響聽眾產生行動。像商務簡報可能就是簡報後希望你購買產品或服務,或是要你接受我的一個觀念等等。

只要簡報結束後達成了預期的目的,就具有影響力。

把握原則,簡報並不難

先來舉一個我在課堂上曾經演示過的案例內容,你也可以應用在公司例會或是激勵內部團結的場合。

假設我在「高績效團隊的領導與運作技巧」這堂課,要針對前來受訓的企業員工強調團隊合作的重要性,我可能會這麼說:

各位親愛的朋友,你聽過這句話嗎?明星球員,光芒短暫;明星團隊,史上留名。

一般大家常常聽到「分工合作」,但我卻要持相反的看法,我認為,「合作分工」才能真正發揮團隊實力。

大家都念過小學吧!每當清掃工作開始前,老師會開始分配工作。

「第一組負責掃地,第二組負責拖地,第三組負責倒垃圾,第四組擦窗戶,第五組搬桌椅,第六組要清蜘蛛網。好,大家開始打掃。」

結果,桌子沒搬開,不能掃地;沒有掃地,就不能拖地。沒等蜘蛛網清完,每個人頭上都是灰塵,地白掃了,玻璃也白擦了。沒有整個教室打掃好,倒垃圾的工作就無法進行。

這就是分工合作時很容易遇到的狀況。

在職場裡,老闆一定很會分配工作,每個人都會有自己該負責的事務。我們中國人常講分工合作,但是分工其實是不能合作的。像我剛說的小學老師,工作分配得非常細,每個人都有自己的工作,但是,如果每個人只做自己的事,結果往往是互相干擾、無法合作。

所以,我提倡「合作分工」,先合作,再分工,這個做法會有完全不同的效果。

但如果老師說:「小朋友,你們全部先趕快把桌子搬開。之後第一組開始掃地、拖地,第二組趁這時候趕快去倒垃圾,第三組同時去擦玻璃,第四組去清蜘蛛網。我們務必在二十分鐘內,把教室打掃乾淨。」

這種以創造團隊成就為目標,再來依專長分工的做法,就是我所說的「合作分工」,相信會是比較有效益的管理文化。

我希望公司未來可以創造一種「合作分工」的文化,如果一個工作團隊沒有共同的核心目標,團隊的價值就已經崩解了。

一個人成功,不如兩個人成功;兩個人成功,不如一個團隊成功。
明星球員,光芒短暫;明星團隊,史上留名。

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