進入職場後,你是否發現要跟公司裡的同事溝通很難,更別說是要和不同文化背景的國外夥伴、客戶溝通了!嘿,親愛的,溝通雖然不容易,但別讓這件事成為你的職場絆腳石,一起來練習如何有效溝通吧!(延伸閱讀:好溝通,從找出對方優點開始

別讓訊息作繭自縛:抽絲剝繭溝通術

不論是國際組織或是一般職場,要如何讓來自不同背景,以及擁有不同想法的人們一起工作,良好的溝通絕對是不二法門。溝通向來不是單向道,清楚的表達自己的想法,與完整的理解別人的訊息,都是很重要的課題。


圖:OISTAT 國際劇場組織提供/Flor Dias 攝影

溝通,溝通,再溝通

要建立良好的溝通,除了基本的禮貌、尊重等,還需要耐性,以及抽絲剝繭的精神。無論是文字訊息或是口語訊息,也必須仔細判讀每個字,有時需要多次的往來,才能完整表達彼此的想法。(延伸閱讀:1句話,立刻說服他:順利溝通的三大技巧!

在國際組織工作環境,除了上述的溝通守則,由於使用語言多、個人對於語言的掌握能力不同,難免增添隔閡,更需花功夫溝通。

國際組織中,通常會挑選一種語言作為共同的溝通語言,雖然大部分是以英文為主,也有部分國際組織會採取英文與其他語言(如法文、西語等)並行的方式。然而,無論選擇了哪個語言,其通行語言不會是所有國際會員的母語。因此,國際間溝通交流通常需要更長的時間來彼此釐清語意。


圖:OISTAT 國際劇場組織提供/Luned Evans 攝影

除了語言之外,溝通的方法以及語氣也會隨者撰寫人的文化與背景有所差別。有些文化的溝通方法較迂迴,溝通的內容如洋蔥一般,需要一層層剝開才發現得到重點。例如亞洲國家的人通常講話較婉轉,常常繞了一大圈,說完了他的近況之後,重點只是想告訴你他因此無法幫你的忙。

然而,有些文化的人則是說話直接了當,刀刀見骨,重點明瞭,卻有時帶給人不近人情,或是咄咄逼人的印象。例如來自如紐約這種國際大都會的人,在你尋求幫忙時,可能僅會簡短的說「I’m afraid I can’t help you」,也不給予任何的原因。因為對他們來說,原因並不重要,重點是他無法幫忙。

來自不同區域、不同文化的溝通方式本會不同,學會解讀訊息時不加入太多的個人情緒,才能有效率的挑出重點。

溝通中,沒有什麼事是「枝微末節」

在網路的時代下工作,Email 是很重要的工具,尤其在國際組織中,當大家都分散世界的角落時,大部分的溝通都是依靠 Email 的書信往來。Email 的內容可以正式,可以隨興,端看雙方的熟識度以及談論的內容。然而,在撰寫 Email 內容的同時,也不能忽略了其他可能讓好事破局小細節。切記,在溝通中,沒有什麼事是枝微末節的,大至 Email 本身,小至寄件者名稱設定,都是成功溝通的要角。


圖:OISTAT 國際劇場組織提供/Flor Dias 攝影

1. 信件標題
Email 的標題看似微不足道,但事實上是整封 Email 的靈魂中心。試想一天湧進的上百上千封信的國際組織信箱,對於 Email 的標題語焉不詳信件,多半就被當作是垃圾信等,被刪除或忽略。特定的活動或是項目,若是清楚的寫在標題中,除了讓收件者了解問題的急迫性與重要性等,也得以快速地找到該項目的資料以做出最精準的回應。

2. 寄件者名稱
寄件者名稱是一個人的身分代表,連同 Email 的標題,是所有人在接收到一封信時的第一印象。一般而言,若是上班族,通常使用的是公司的 Email,寄件者設定可能是你的全名+公司名稱等等的組合,如:「國際劇場組織-王大明」清楚的表明你的身分以及來歷。對收件的人來說,若第一眼不清楚來信者是誰,很有可能就會忽略的這封信件,或當垃圾信刪除了信件。


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3. 信件署名
許多人會在 Email 的信件置入預設的簽名檔,表明身分、聯絡方式、公司資訊等。簽名檔固然方便,但其功用僅是提供額外的連絡資訊,是無法取代署名的。於信件最後署名,不僅讓收件者更明白來信者是誰,也是對溝通雙方的尊重。(和你分享:把握每天的第一個鐘頭

4. 開頭稱謂
以英文信件為例,若知道收件者的名諱,信件的開頭多半會使用「Dear Mr. Smith,」、「Hello Jenny,」等。若不清楚收件的人的名字時,可以使用最中規中矩的「To whom it may concern」,或是「Dear Sir/Madam」、「Dear(部門名稱)Officer」等,都會比什麼都不寫,劈頭直接進入內容來得恰當。

時間不只是金錢,更是尊重

溝通的時間很重要。成功的溝通,是利用最少的時間,得到最完整的訊息。而對國際組織而言,不僅溝通時間的長短很重要,溝通的時辰更是不能忽視的。


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在任何國際間的溝通要開啟之前,第一絕對要確認對方的時區以及時間。假設在台灣要與英國的會員聯繫,因為兩地的時差為7小時,絕對無法在台灣的白天進行。若明白聯繫國家的時間時,有時自然不能期待所有的請求都能及時被回應。

除了時差之外,對各文化的節日也要有基本的了解。例如加拿大在11月初過感恩節,美國則是在11月底;復活節在4月初;中國新年每年會隨著農曆改變等。不僅是溝通時,一個國際組織在安排活動時,皆需要將這些條件考慮進去,才能較準確的衡量一個活動進行的時間軸。例如12月中到1月初是歐美的聖誕假期加新年假期,若有活動的準備階段會經過這段時間,就必須考量到這段時間的進度會較緩慢的可能,或是在這段時間盡量減少歐美夥伴的工作量等。


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貼心比什麼都重要

很多時候,溝通不一定是很嚴肅的。定期的問候,或是一句貼心的話語,有時能造成更大的影響。

貼心、善解人意其實都不是難事,重要的是需要有敏銳以及寬廣的觀察力。舉例來說,當得知了在歐洲有嚴重的水災,適時地去信關心當地的會員,便會讓人倍感溫馨。記住彼此的喜好或小習慣,有時也會帶來意外的驚喜,例如了解某位會員特別喜歡喝茶,當送禮的時節來臨時,茶葉便是不二之選。


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在國際組織中,對各個文化的基本了解也是必要的課題。由於參與的人來自四面八方,且各自擁有獨特的文化、宗教、習慣等。例如聖誕節是基督教的節日,「聖誕快樂」這樣的祝福就不適用於來自伊斯蘭教或猶太教的人。(一起來看:「用禮物跟神明交換願望?」法國人看台灣的迷信文化

眼觀四方,耳聽八方,往往一個最小的問候反而是牽連國際組織人與人之間的最佳黏著劑。打開心胸接受不同文化的洗禮,並給予回饋,就是最佳的溝通方法。