職場上的眉眉角角這麼多,有沒有幾件事是隨時該放在心上的核心根本?女人迷重量作家  P&G 大中華區傳播與公關部副總裁許有杰提醒我們,在職場上特別重要的一件事,就是「學會把事情說清楚」。如果你的溝通跟表達不夠清晰,就別怪別人老是誤解你。聽聽他的提點與過往經驗!

常有新人問我:「如何讓自己口頭溝通或寫作上能夠更簡短的表達自己?」其實溝通和表達自己最重要的目的是要清晰,而不是簡短。你要給對方毫無誤解你的機會。

最清晰的表達方式通常也是最簡短的。而要訓練清晰的表達能力,最好的方式是多寫東西。一般寫得清晰的人,口頭溝通也會很清晰。(推薦閱讀:寫字讓生命更美好的五個關鍵

你表達得不清楚,就別怪別人誤解你

要把一樣事情寫得清楚,就要先把它想得清楚。

文字只是表達思維的工具。文法再好,用詞再妥當,也掩飾不了薄弱的思維。想清楚再寫下來後,這時,寫作又可以轉為測試思維清晰度的好方法。很多時候,我們以為已經把一件事情在腦裡想清楚了。但寫在紙上後,才發現其實還有一些漏洞。(推薦閱讀:問題不在「做不到」,問題往往在「講不清楚」

無論是書面或口頭溝通,專家都建議用「倒立金字塔」呈現論點。把最重要,最想讓對方知道的事放前面。因為讀不讀全文,或是願不願意繼續聽下去的決定在於對方。萬一對方只選擇讀前幾段,要點已經全都在那。公司報告或計劃書也一樣。結論或擬議放前面,下面再來解釋為何這樣總結或建議。

 

剛進公司,有位老闆曾經跟我講過:「其實你有很多很好的想法。但你每次都把它們講得太複雜了而大打折扣。下次來和我談之前,先想一想如何把你的概念解釋給一位七老八十的奶奶聽。若這位奶奶聽得懂,就意味著一般人會聽得懂。通常最成功的想法和概念都是聽起來很簡單又易懂的。」

直到現在,當年他所說的話,對我仍有很大的影響。我認為尤其是首次和老闆做面對面匯報時,以下兩件事必須注意,能更精準傳遞訊息。

①先想清楚會議和匯報的目的:你想爭取老闆對你某個提議的同意,還是請他給些建議,或是純粹報告項目的進展?

②若只能跟他說三個訊息,你會集中在那些重點:謹記「三」在生活中和工作上是一個要牢記的數字。與人溝通,主要資訊不要超過三點。每寫一份提議,支撐提議的理由不要超過三個。給予他人反饋,不要超過三項。原因很簡單:無數個科學研究證明,人的大腦一般無法記住超過三項東西或信息。(同場推薦:說出影響力:簡報內容要快狠準

提高被讀率:別讓 ppt 害慘了你

微軟給了我們 powerpoint,也給了我們 word。

但我發現很多年輕人,很擅長用 ppt 來做報告或說故事,但確忽略了怎麼樣用一頁紙來達到同樣的目的。ppt 適用於面對面的簡報,但當你決定用電郵來和領導作某專案的報告,就要挑戰自己以一頁之內把事情說清楚。這樣才能提高報告的被讀率。

另外,多年來一直有個習慣,就是每當完成一份重要的報告,除了保留最終版本,我也會留下最初的稿子。有空的時候,再把兩份拿出來讀一遍,做比較,做分析,並回想自己或上司過程中所做過的修正改進,以及這些修正改進背後的動機和考慮。這個習慣真的讓我之後寫得一次比一次更順。

說到頭來,每一個 ppt,每一篇文章,每一句話,都是訊息傳遞的媒介,這時代年輕人該練習的,就是把每則訊息傳達得更精準,不讓人有誤解你的機會。