一次做很多事情可能會讓你覺得自己像女超人般的神勇,不過先別急著稱讚自己,最近美國猶他州立大學有個研究指出:那些習慣一次做很多事情的多工人,工作的產出遠小於一次只專注做一件事的人。更令人沮喪的是,那些習慣多工覺得在每個工作之間轉換游刃有餘,堅信這樣可以有更多產出的人們,常常高估了自己的能力!

在這個報告,研究人員詢問了 310 位學生關於他們的多工能力,然後給他們一些測驗去證明自己的看法,像是在他們記憶單字的同時問他們簡單的數學問題。儘管有超過 70% 的參與者堅信自己有超乎平均值的多工技巧,但事實卻是習慣專注在單一任務的學生測驗分數會高於那些注意力被分散的參與者。(推薦閱讀:早上3小時完成一天工作,超效率工作速成法

談到對於專注力的看法,這研究的共同作者 David Sanbonmatsu 博士這麼說:

假如我們沒有一個明確的目標,將會有太多不相干的雜事讓真正重要的事情失焦。

想要除掉想要多工的心態?用下面這些方法或許可以幫助你專心完成任務清單:

1. 關掉干擾

你的手機鈴聲,Email 的提醒視窗,What's app 或是 Line 的即時通訊軟體的提醒,全都會干擾你專心工作,《What to Do When There’s Too Much to Do》的作者 Laura Stark 建議,只將提醒的干擾源留給真正重要的人,例如你的直屬主管或老闆(不包括你的男朋友)

2. 注意截止期限

你的老闆可能一次就丟了五個不同的任務給你,不過你並不需要一次解決它們,人們傾向於選擇自己喜歡做的有興趣的任務先開始做,不過這是不好的習慣,拿到任務首先必須認清它們相對的重要程度,按照輕重緩急做個排序,如果不知道任務的死線是什麼時候,接到任務時請馬上問清楚!

3. 瞭解自己什麼時候最有工作效率

你是早起的鳥兒還是習慣在夜深人靜時思考人生最重要的事?你絕對不會想要在你腦袋亂成一團醬糊無法思考的時候去處理複雜的任務,瞭解什麼時候的你最有活力,然後把需要耗掉許多能量的任務或最難纏的問題留在那個時候」Stark 這麼說。並且把一些不需要腦力的小任務留給像通勤這種零碎的時間!

4. 當責,面對清單上的每項任務

在每晚工作之後,寫下隔天你必須完成的主要目標,明確寫下每個任務所需完成的步驟,並在完成時做註記,持續每天追蹤清單的變化,這樣你就知道哪一類型的任務必須排在前面先完成。工欲善其事,必先利其器,下載像 Clear 這類直觀簡單的 GTD 工具(手機和電腦都可以下載的雲端同步服務),幫助你清楚知道還有哪些是未完成!而且看到完成的事項被劃掉也可以帶給你成就感呢。(推薦閱讀:womany 營運秘技公開:必備輔助系統應用與專案管理工具

5. 任務緩衝區暫時記下任何想法

每個人都有無法做事的時候,會被其他的外在因素所影響變得心煩意亂,這時候最好的解決辦法便是把想到的事都記在筆記本上(或是 Clear 這類 app 的其中一項清單),然後馬上回到剛剛的任務上,一旦完成了眼前的任務,便可以將注意力放在剛剛新的任務或新的想法上。(同樣的,網路資訊這麼發達,如果你的工作必須開上網路在上面瀏覽,那麼或許你也應該使用 Read it later 這類工具)

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