2012 年 12 月 13 日,女人迷 womany 剛改新版,有網友留言說『是我見過最細膩、最漂亮的網站。』有網友有點懊惱地說『你們可以多做點行銷,讓更多人知道你們嗎?』也有人說『感覺不只煥然一新,更是脫胎換骨。』這次的改版,我們的確是脫胎換骨,我們使用的技術從 PHP 換成更適宜敏捷開發的 Ruby on Rails,我們對於使用者經驗 (UX) 應用到介面設計 (UI) 的要求更高,我們也從過去的網路門外漢,一步一步掌握更多知其所以(Know-How)。

曾有網路前輩說『你們是在玩社團吧?』認為我們過於注重個人特質、過於重視工作要是快樂的,容易讓工作氣氛過於鬆散,失去焦點。不過我想,womany 一直以來最引以為傲的事就是,我們不是在玩社團,但我們是絕對在工作的時候玩。工作的越認真,玩的越快樂。

跟大家分享,陪著我們邊玩邊工作的輔助系統:

專案控制和輔助系統 (Project Management & Assisant System)

無論團隊是大是小,專案管理能力,都在執行力上扮演最重要角色。所謂創業,對我們來說,是『創業精神』,如何透過各種新方法、新科技讓彼此溝通更順利,讓團隊力量發揮的淋漓盡致,是我們的目標和不斷進化的過程。

>  Google document(永遠最好的幫手)

我相信 Google 是所有創業團隊最好的朋友。免費、易用、雲端輔助,是最大特色。Google document 的應用從文件、試算表、線上問卷表格、投影片,都是我們雲端管理團隊文件最大的助手。

> Google Analytics(網站營運的第一步)

不只是觀測流量、來源,透過 Google anayltics,你還可以觀察5W1H,誰 (Who) 從哪裡 (Where)在什麼時間 ( When ) 為什麼而來 (Why) 使用哪種裝置 (how)  看了什麼 (What) 。如何掌握 Google Analytics 的關鍵指標和應用,是網站營運的絕對領域。現在還可以透過 Google Analytics 做 A/B test,這對於重視使用者經驗分析的人們,很有助益。

> Dropbox(最重要的盒子)

如果你目前有工作,你一定很熟悉所謂『公槽』, dropbox 完美展現『公槽』的魅力,而無需昂貴租賃空間費用和爆炸的困擾。無論透過共用 url 傳送大型檔案、公用使用檔案夾、同步不同電腦的共用檔案,雲端儲存空間提昇我們工作效率百倍。即使你不是在創業,自己拿來成為備份空間,或是同步許多電腦檔案,都超級好用。更不用說一個 dropbox 可以同時出現在你的電腦、ipad 跟手機裡,有多方便了!沒有 dropbox 都不知道怎麼活了。

> Evernote(永遠都在的筆記本)

每個剛進入 womany 的人,包含實習糖心,我都會希望可以養成使用 evernote 的習慣。也許每個人還是有自己習慣的筆記軟體,但是 evernote 之所以是 evernote 就在於完全不需要大腦的使用方法!配合 Skitch 截圖軟體,雲端同步不同載體的內容,也是讓工作效率大提昇的工具。我現在如果有正式的信件,都習慣在直接在 evernote 撰寫儲存並放入『對外信件筆記本』中,日後做對照比較都更有效率!

> Teambox(好個團隊盒子)

我們曾經嘗試使用很多專案管理系統。從自己拉excel 表格,使用 TrelloRedmine,到目前的我們用的是 Teambox

我們去年三、四月時就用過 Trello,其特色簡單易用,我到現在還是覺得 Trello 非常適合小型簡單專案(2~3人),可以簡化事件流程為一個一個 task,在 task 中還能細分步驟,但它的缺點是當參與人數過多、事件複雜化後,整個欄表,很難區分輕重緩急。


我們曾經使用 Trello 來管理,我們覺得適合簡單直接專案
如果專案過於龐雜,或是整個工程系統,比較不適用

而 Redmine,一直以來都是工程師的心頭好,其開票、wiki 功能、email 自動回覆、甘特圖,都功能非常齊全。但是唯一缺點,介面不夠友善,入手門檻較高,如果希望每個人都能內化 Redmine 的使用,絕對有其挑戰。

尋尋覓覓,我們找到 Teambox ,基本上是結合 Trello 、 Redmine 、evernote 的各項優點。不僅可以整合 github、dropbox、google document 等雲端服務,也可以自動匯入甘特圖,也有筆記本(Note) 功能,我們現在都把會議記錄放在 teambox 裡(因為共享的 evernote 不具有修改功能)。我也特別喜歡它的手機版本,清晰易用,其 task list 還能匯出成 excel 或 word 檔,貼在牆壁上,也很有一番提醒作用。


可以把專案 (task) 以 trello 直欄式觀看,也可以以 redmine 條列式呈現 (圖片來源)

當然,每個專案管理系統,都會有其優缺點,而且會因為每個階段的不同,而應該要與時俱進不同的管理系統,但只有一個重點『大家要去用』!只要團隊有共識,都盡力使用,基本上,每個軟體就都是好軟體!

> Balsamiq(畫 mock 的好工具)

我們很喜歡用手畫,用手畫完,下一階段我們有時候會利用 Balsamiq 畫出 portotype! 這個軟體非常容易上手,介面又漂亮,工程師也會對畫面更有想像!而且看到自己想像的畫面,更具體的時候,真的超級有成就感!現在台灣很優秀的團隊也有做出方便易用 mock up app ---POP,只要畫在紙上照相,就可以看到動態的效果!大推薦!


幸好沒有這個版本的好複雜的 mock up (笑)

> XMIND(有時候總是要畫心智圖)

心智圖,可以用整體脈絡來看架構,我們應用心智圖應用的很廣泛,從組織架構、網站企劃、改版架構、工作說明等,都能使用心智圖做輔助。市面上有很多好用有名的心智圖軟體,如 MindJetfreemind 等等,不過跟專案管理系統一樣,不管黑貓白貓,只要能抓老鼠就是好貓。我個人偏好 xmind ,它沒有很華麗的介面或特別的功能,可是非常好上手,所以雖然我們中間也嘗試各種其他工具,但最終都還是回歸 XMIND。


這是我們每年一對一私密悄悄話會進行的討論!
希望可以幫助團隊中,每個人找到最想做的事情!

> 番茄鐘法 (Pomodoro Technique) 

創業維艱,每個人都要一個打十個,時間管理是每個人最迫切的問題,因為 to do list ,永遠都有好幾頁。這幾個月我特別喜歡番茄鐘法,在一定的短暫的時間內全神貫注完成一件事情。1992 年由 Francesco 提出的番茄計時理論,當今依然適用,他提出把一件事情,切成塊狀,以 每25 分鐘工作再休息 5 分鐘為過程。我個人喜歡把每件事情分成 30分鐘,當你給自己 30 分鐘只做一件事情,通常都更能專注、而且更快完成。

這些工具跟方法,是我/我們必備的輔助,如果大家有其他好用的工具,也歡迎推薦。其實工具本身都還不是最重要的,重要的是,是否真正盡心的『使用』,以及『不怕』嘗試新工具與時俱進的思維。

 

讓工作更上手的技巧
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本文作者:張瑋軒 (女人迷 womany.net 共同創辦人、大姐頭 CEO)