容易拿取,容易找到

 

說到「整理」,會直接想到把文具放到上層抽屜、資料放桌上等「如何收納」較好。

 

但提到為何收納,當然是為了工作。因此不論收得多好,倘使很難取出,或很難使用都不成。也就是說,重點在「如何使用」,不在「如何收納」。當你想整理東西時,如不提醒自己這一點,恐結果會徒勞無功。為了便於使用,首先要考慮的是「容易取得」。

 

當然,現實情況不容許你把所有東西和資料都放在容易取用的地方,勢必有些東西會比較難拿。這時,請重視下一階段的「尋找」。「收納」則是最後才要思考的。

 

 

依「使用頻率」改變整理

 

依照這個邏輯來思考,你將會明白:不必平等對待所有東西和資料。我們在序章討論到,考慮發揮工作效能,整理東西時「使用頻率」是一個基準。用下面的方針整理,比較便於使用。

 

經常使用的東西:放在容易取得的位置

偶爾使用的東西:放在容易找到的位置

很少使用的東西:方便收納即可,平常不必整理

 

以抽屜為例,常用的東西放在手邊,最好連閉著眼睛都可以拿到。偶爾使用的東西可以放在中央,要找的時候容易找到。另一方面,很少使用的東西若放在抽屜深處,那些不容易拿到、也不容易找到的位置亦無妨。搞不好幾年才用一次,對你不會有什麼妨礙。

 

 

 

 

「 分類」不等於整理

 

有時因分類方式錯誤,會產生愈整理愈糟的情況。事實上,「分類」並非唯一的整理方法。如野口悠紀雄先生有名的《「超」整理法》,並非按類別整理資料或文件,而是按時間的前後順序(時間軸),來做整理(見《「超」整理法》)。山根一真先生《超書房工作術》(スーパー書斎の仕事術)提出的「山根式袋裝檔案」也不是按種類區分,袋子上寫的標題(可做目錄)是按音標分類的。

 

做分類時,重要的是你想要找到什麼──也就是便於檢索。因此假如有便於尋找的檢索方式,是不需要分類的。

整理資料的基本方法有:一般使用的按照範疇分類法、按照時間分類法與按照音標分類法等。

 

選擇適合自己工作的分類

 

不過,哪一種分類可以提高工作效率呢?那將視工作內容而定,無法一言以蔽之。

 

1. 依照類別

適合工作內容有體系、有組織的人。

例如公司裡負責申報稅金的人,如把稅金按照種類,分成「營業稅」、「綜所稅」、「消費稅」,計算起來就會方便許多。消費稅也可細分「花費」或「收入」。

 

2. 依照時間順序

在《「超」整理法》中,剛使用過的文件一定要放在最前端。如此愈是近日使用的資料愈在最前面,便是以時間的順序來排列。這樣排完之後,就變成是以使用頻率的高低做排列。有很多資料時,比較容易尋找、拿取。

 

對同時進行許多工作的人來說──例如企畫部門的經理,有同時掌管許多部下工作的效果。

 

3. 依照音標順序

 

由於按照音標分類淺顯易懂,對於要找資料的人說,應該是最快速的分類法。倘使你負責通路業務,把客戶的名字按音標來分類,使用起來十分方便。如客戶有事要詢問,也可以立刻取出對方的資料。

 

總之,請各位了解,「分類」不是唯一的整理方法,使用適合自己工作的排列方式最重要。




 

 

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