你了解自己的工作風格嗎?透過認識不同工作類型,建立對正面行為的成癮,讓自己更高效地完成任務!

公號 ID:knowyourself2015
公號簡介:人人都能看懂、但只有一部分人才會喜歡的泛心理學。

最近關於親密關係的問題我們談得比較多,但隨著假日過去,後台漸漸收到了類似「怎麼樣才能讓自己發展更好」、「有很多想做的事但還是天天葛優癱怎麼辦」這一類的問題,單他們其實都指向同一個問題:如何實現你自己的效率?

實現效率,可以理解為一個人能在多大程度上有效地達成目標。我們今天就要來聊這個問題。到底有哪些方法可以使我們過上更有效率的人生呢?

四種工作風格,你具備哪種?

Carson Tate(2015)基於對「個人生產效率」(personal productivity)數年的研究,提出了「效率風格」的概念。她認為,不同的人有著自己慣常的處理任務的風格。因此,並沒有一種提高效率的方式可以適用於所有人,只有先了解自己和他人的效率風格,才能了解自己完成任務的方式和自身的優勢、劣勢。

她提出,在完成各項任務時,人們大致會體現出四種效率風格,一個人可能主要表現為某一種效率風格,也可能是幾種風格的混合:

1. 排序者(Prioritizer)

排序者是那些以目標導向,遵從邏輯、分析、實證、數據支撐的思維方式的人。他們重視有效地利用時間,會對手上的任務進行優先級排序,確保聚焦在價值最高的任務上。

他們熱愛批判性分析;激烈的、基於事實的辯論;聰明而有效地利用時間;討厭無意義的閒聊;信息/指令的不准確或錯漏;時間利用低效;過度分享私人信息。在溝通方式上,他們的敘述方式往往是清晰、有邏輯的,會為自己的觀點提供證據,喜歡用專業術語和縮略詞,喜歡直接提問、即時溝通,談話和郵件通常都非常簡短但是切中重點。(推薦閱讀:【職場筆記】不必比較,找到自己的職場風格比什麼都重要

排序者擅長立足一個項目最根本的目標去思考,也擅長進行數據處理、解決複雜問題、建立優先級、控制項目預算等;但他們通常不太擅長情感類的溝通,可能會難以考慮到他人的感受。


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2. 規劃者(Planner)

如果說排序者是對各項任務目標進行思考和排序,規劃者就是重視執行任務的過程的人。

規劃者是那些細節導向的人,他們在組織或機構裡總是嚴格遵守規則和標準,有條不紊地完成任務,絕不拖延。他們會把需要完成的任務詳細安排,制定精確、詳盡的計劃表並準時完成。

他們熱愛嚴格按計劃執行;跟進時間節點;使用監控進度的工具;討厭時間表混亂;討厭不清晰的語言表述、錯別字或者其他小錯誤。在溝通方式上,習慣使用精確、謹慎的表述和反饋,敘述使用完整的句子或段落,往往會產生對質量、細節的懷疑和擔心。

規劃者擅長建立秩序、確保任務完成的進程;他們也擅長在過程中發現被忽視的錯誤。劣勢則是,他們有可能在執行任務的過程中過於用拆分的方式去思考,較為死板,或者無法從更大的視野上去考慮問題。

3. 協商者(Arranger)

協商者是情感導向的工作者,他們常常充滿熱情,是最能夠支持他人、和他人一起完成任務的角色。他們會站在他人角度上考慮他人的感受和情緒,善於人際溝通和說服,經常會依照直覺做決定。

他們熱愛與他人互動,對他人表達承認和欣賞,就他人的擔憂和疑慮進行討論;討厭缺乏眼神交流、情感交流的溝通,只依據數據和事實做決定而不考慮人情。在溝通方式上,往往健談、不會冷場,善於講故事、舉例子,或者引用自己的個人故事。

協商者擅長協調團隊互動、調節氣氛,建立人際關係,推銷和說服他人,令他人感到如沐春風;但他們可能會有缺乏理性分析、邏輯思考的問題,有時他們也會因為太想要獲得一個考慮到各方感受的解決方案,而忽略掉主要因素。

4. 想像者(Visualizer)

想像者是思考那些未來可能的目標是什麼的人。他們更多與未來工作,而不是與當下工作。

他們是創新導向的人,喜歡開放地、整合地思考,去想像更大的圖景、識別出新的機會,喜歡挑戰。他們也能夠同時處理多線程任務,並將不同的想法建立起聯繫,整合成新的想法,能夠快速地轉移方向。

他們討厭重複、緩慢的進度,死板、高度結構化的計劃,討厭過於追求細節和數字,以及被告訴「你不能做⋯⋯」或者「我們一直都是這麼做的」。在溝通方式上,他們喜歡抽象、概念化的敘述方式,會用「想像」、「看見」、「預期」這樣的詞,善於使用比喻。往往會問任務的創新點。(推薦閱讀:很努力還是做不完?七個顛覆工作效率的新觀點

想像者擅長推動創新、建立未來的圖景,確保整個項目前進的速度和多樣性;但他們可能不擅長具體的複雜任務,會忽略執行中的細節。

Teamwork 網站進行的一項基於 Twitter 的調查發現,41% 的人是規劃者,29% 的人是排序者,18%的人是想像者,12% 的人是協商者(Teamwork,2016)。

只要是在達成目標的語境,人們就會體現出以上這四種風格的一種或多種。你可能會覺得你自己的表現達不到上述描述的這麼好,但你還是會相對更接近其中的某一種,只不過在發展程度上還不到極致。

Tate(2015)認為,了解自己的效率風格,你就會明白自己為什麼會擁有和他人完全不同的目標,或者在達成同一個目標時可能會採取迥異的路徑。你可以以此來分析自己擅長什麼樣的工作或者任務,懂得如何發揮自身的長處提高效率,或者提醒自己可能會忽略的東西。同時,你也會懂得如何根據他人的效率風格,來決定你如何與他們進行合作或互助。

如何高效地達到自己想要的目標?

不管你屬於哪種效率風格,想要提高效率,你都需要經歷一個科學的目標設定和完成的過程。因此,下面就介紹一些通用的目標設定與達成方法:

目標的設定:「SMART」標準

Locke(1990)提出的目標設定理論認為,在任務完成的過程中,目標的設定會直接影響到表現。一個明確、具有挑戰性的目標,配合在過程中及時的評估反饋,可以令個人的工作表現獲得提升 (Locke, 2006)。

一個好的目標應該具備如下五條標準,被稱為「SMART」(Fuhrmann, 2013):

  • 具體的(Specific):目標要清楚、明白、不含糊;
  • 可以衡量的(Measurable):有關於任務是否完成、完成程度的考量標準;
  • 行動導向的(Action-oriented):把最大的目標細化到可以如何去執行它;
  • 現實的(Realistic):在考慮到困難程度後,它仍然是可以實現的;
  • 有時間限制(Time-bound):有規定時間節點。

比如,如果你想要建立職業人脈,那麼,你需要確定,你要建立的人脈會包括哪些領域的人際關係,需要以什麼樣的標準去衡量(比如在 6 個月的時間裡認識 x 個人) ,具體要通過哪些方法去實現(比如每個月參加 3 場社交活動,每場活動和至少兩個人建立聯繫)⋯⋯如果你僅僅定下一個「我要建立起職業人脈」的含糊目標,那麼很有可能會以失敗告終。

目標的實現過程

當你確定了一個可行的目標之後,接下來就是目標的實現了。Locke(2012)認為,有 3 個因素影響目標實現成功與否:

a. 達成目標對你來說有多重要,即認為這個結果對自己來說越重要,對這一結果的期待越高,越容易成功實現;

b. 自我效能(self-efficacy),即對「自己能夠達成目標」的信念有多強。研究發現,越信任未來的自己,越能夠提高你在完成任務過程中的表現; 

c. 建立(與他人有關的)目標承諾(Goal commitment),即針對目標的實現有所承諾,且最好這些承諾不要只與自己有關。例如,如果這個任務不完成,我就請 KY 吃一個月飯,這種。


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我們也整理了一些在實現目標的過程中,一些出其不意的小 Tips:

1. 與未來的自己共情,想像可能的失敗

2016 年的神經科學研究發現,在我們的大腦中,掌管自控力和共情力的其實是同一個區域——rTPJ(右顳頂連接處)。而且,它影響自控力和共情力的原理也是類似的,因為這兩種能力本質上都是「推理他人感受、理解他人精神狀態的能力」:

共情是超越你自己的視角,站在他人的視角上去欣賞他人、理解他人的情感;自控則是超越「現在的你」的視角,站在另一個自己(假想的、未來的自己)的視角上去看待那個自己。

因此,如果你想要在完成目標的過程中更好地約束自己,可以時不時地跳出來,站在那個未來自己的立場上去思考(Soutschek, 2016),預先想像未來可能的失敗。

Kahneman(2011)提出,在我們開始執行一項計劃時,有一種叫做「Pre-mortem」(預先檢驗)的策略可能會幫助你取得成功:無論這個目標是「跑完一場馬拉松」還是「創業做一家公司」,想像你已經做了這件事,過了一段時間後失敗了,然後分析可能的、會導致失敗的原因。

這一方面是幫助你確認自己的樂觀是有現實根據的,而不會陷入不加批判的、不現實的樂觀中;也幫助你為可能導致失敗的因素去做準備。要注意的是,這種想像與確信「我一定做不好」、「我沒有成功的希望」無關。它不含太多恐懼等負面情緒,只是把壞的可能作為可能性的一種去考慮,且考慮的重點放在「幫助現在的自己提前做出更好的準備」。

Kahneman 認為,它與自信並不矛盾,因為當你意識到所有壞的可能、有更充足的準備時,你反而更有可能會取得成功 (Kahneman, 2011)。

2. 建立「對正面行為的成癮」

人們往往認為「成癮」是一個負面詞彙,它指代的是我們對某一些物質或行為產生長期、反覆、強迫性的渴求。但是,William Glasser 提出了「正面成癮」(positive addiction)的概念,他認為人們也會形成對正面行為的成癮,它對我們是有積極意義的。

與負面的物質、行為成癮相似的是,正面成癮的成因也是因為,在每次有這樣的行為體驗時會得到獎賞,擁有興奮和滿足感;但與負面的成癮不同,正面沉溺的程度是適度的,它往往限制在一個時間段內,只針對某種行為而言,而並不會統領或控制你的整個人生 (Glasser, 1976)。

因此,人可以通過條件反射的原理來使自己對正面行為也產生「成癮」,比如,為你想要達到目標所必須做出的行為設置一些獎勵,使得每一次這樣的行為都會使人獲得快感,就會更沉迷於做一件事。長此以往,你會訓練自己的大腦更願意做這件事。

3. 「結果導向」與「過程導向」結合

在我們每個人實現想要的目標的過程中,都需要被不斷地推動。就動機而言,有的人傾向於「被結果推動」,即以某一個重要的目標作為執行的動力,將每一步小的勝利都看作是接近那個大目標的過程,以此來激勵鬥志;有的人則傾向於「被過程推動」,即他們更看重享受執行任務的過程,在過程中感受到自己是富有創造力的,而最終的那個目標只是過程的副產品(Romm, 2016)。

不過,最好的動機策略可能是「既能夠被結果推動,又能夠被過程推動」;既懷著對未來更好的自己的期待,也充分享受努力的過程。

特別是,如果這個目標是與你的整個人生規劃,或者人生意義相關的時候,它往往是長時間的,是由不同的目標和過程組成的,你很難只以某一個具體的目標作為終點。比如,你想成為一個作家,固然需要一些好作品,但那只是途中的一些節點,你的人生中更多的是每天固定的寫作。如果你無法享受每天的寫作過程,那麼即便在實現目標後感受到狂喜,也會在其餘的大部分時間內很快感到空虛。

我祝你找到目標,從而有前進的方向;也祝你找到你真心喜愛的道路去前往這個方向,這樣沿途你也會玩得開心。

在一個理想的狀態裡,我們每個人都要做自己的想像者:未來的你會是個怎樣的人?過著怎樣的生活?然後,你要像一個排序者那樣,決定哪些目標對你來說是更重要的;緊接著,做規劃者要做的事,拆解你的目標,落實成一個一個的小任務並儘力實現他們。而協商者的特質,能為你帶來好的關係,讓你在這一路上有伴隨行。