每個人的時間都一樣少、一樣寶貴。將自己該做&想做的事情,用「緊急度」與「重要性」分成四個象限,一步一步提升工作效率,完成夢想。

我常常跟資淺同事說,時間是越用越多的。他們都常覺得不解。這是如何管理工作效率及效能的問題。

因為要談效能,這篇就例外一下,用有效率的條列式,整理幾項我認為可以在辦公室捕捉效率、創造效能的招式。 

一、

剛當上主管的人經常會有這樣的迷思:等我把下屬教會,天都黑了,乾脆自己來做比較快,也做得比較好,於是永遠親上火線,單兵作業。

但其實這是在剝奪下屬學習的機會,除了把自己累死,對個人、對團隊都沒有好處,既沒有效率,也不能創造效能。

反之,花些時間訓練下屬,讓他們成為你的臂膀,同時也是在形塑團隊的共識與文化,讓你帶領的群體可以承擔更重大的任務,做好更多事。 

二、

主管太晚給任務,最後一刻才說要做,這種最要不得。因為大家都忙,要大家臨時煞住各自正在駕駛的車,匆忙換位去啟動另一輛車,很容易讓團隊陷入混亂。

而在時間不夠的情況下,想做出好成果幾乎只能憑運氣。最後一分鐘才想到要做什麼,是主管欠缺自律,讓下屬瞎忙往往只能換到不好的成果,變成全輸的局面。這對效率與效能當然是一大打擊,所以千萬要避免。 

三、

主管交代工作時含糊不清,這也是造成時間浪費、人力浪費,同時打擊團隊士氣的一大原因。

事實是,沒有人天生是別人肚子裡的蛔蟲,所以交代工作時一定要具體,具體的內容、具體的目標、具體的做法,讓部屬有所依循。  

四、

主管很願意說明工作,卻講得冗雜,抓不到重點,讓下屬一頭霧水,這也是大忌。

說明任務時,必須要去蕪存菁,把重要的事情列清楚。主管頭腦清楚,團隊做事就會條理分明,所以主管必須先訓練自己。

五、

避免為了幫別人忙而延誤自己的時程。在飛機上戴氧氣罩時,要先罩好自己再照顧別人,工作也是一樣。

我們往往因為怕破壞關係而不敢拒絕,但弔詭的是,在關鍵時刻不說 NO,戮力以赴的結果卻可能導致信用破產。

拒絕是有技巧的,優質的說「不」具有積極的力量。

例如告訴客戶這不是你的專長,某某人可以做得更好,徵求同意後為之引薦。或者,清楚說明提供協助的所需配套,好比需要多少時間,需要哪些支援,讓人感覺你不是推託,是有誠意想協助他完成工作。

有勇無謀地先做再說,或一味說好不敢反應真實情況,都是會導致後患的行為。 

另一方面,要麻煩別人時也要有禮貌,要先詢問對方是否有時間。不能一廂情願地把事情賴給他人,或藉口說這件事很快,你先幫我弄五分鐘等等,這樣只會惹人討厭。 

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圖片|Photo by Brad Neathery on Unsplash

六、

科技很多時候是助手,但也有很多時候不是。有些事撥一通電話,五分鐘就溝通完成,你傳 Line,來來回回卻花掉一小時。或者在網路上查資料,本來只需要兩分鐘,卻因為旁邊的推薦連結而分心,浪費了半小時。

又或者,一有什麼事就趕快傳 Line 給對方,認為對方看到就可以立即回應,這樣可以增加效率,但白天 Line 晚上也 Line,干擾了對方的生活也不自知,很可能無形中破壞了彼此的關係,事後還要解釋或道歉,反而得花更多時間去處理衍生的問題。 

七、

減少無用的會議,con-call 能夠解決的就不一定要碰面,視訊會議能夠做到的,就不一定要出差。 

八、

約開會時,不只要說幾點開始,也要明訂幾點結束,這樣能方便與會人士安排後續的時間,也能約束自己,讓會議有效率地進行。 

九、

用「緊急度」與「重要性」區分出的四個象限來檢查自己的時間使用情況,這四個象限分別是:「緊急&重要」、「緊急&不重要」、「不緊急&不重要」、「不緊急&重要」。

「緊急&重要」與「不緊急&不重要」都容易判別、因應,在此就不提。

「緊急&不重要」是時間管理中最需要對付的問題:我是不是經常在做緊急但不重要的事?

「想做」和「該做」的有沒有先完成?如果確實已經馬不停蹄還是做不完,那你應該跟主管談一談,找出問題的癥結,或尋求主管協助,不要讓其他人偷走你的時間。 

十、

瑣碎的事要選擇有效率的方式,一次解決。

例如每個月要繳交水費、電費、瓦斯費等,就算住家樓下有便利商店仍可能忘記,而忘記繳費的後果更麻煩。像這樣的瑣事,就應該抽一點時間一次辦好自動扣繳,省下後續的時間與心力。 

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做這麼多時間管理只有兩個重要的目的:

一是能更有效率地處理掉緊急但不重要的事。這類事情處理起來所花的時間愈少,能處理的事項就愈多,熟練的速度愈快,自己的戰力就愈能升級。

二是花在緊急但不重要的事情上的時間愈少,就愈有餘力去處理真正重要的事,在重要的事情上展現能力,獲得擢升的機會,擁有更大的舞台。瑣事纏身是一種消耗,連帶也會影響身心健康,怠慢了人際關係,削減生活品質。 

人生也有不緊急但重要的事,這種事最容易被拖延。

我們知道應該要做,但始終任念頭載浮載沉,遲遲沒有行動,因為沒有燃眉之急。這種事短期來看做與不做好像沒差,做了會帶來的美好彷彿很虛幻,但它仍有時機性。

不預先做準備,等哪一天從「緊急&重要」與「緊急&不重要」中抬起頭時,有可能就來不及了。 

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你是否一直想把英文學好?一直想回學校念書?一直想開始慢跑?一直想進行健康飲食?一直想早睡早起?一直想每天心無旁騖地陪伴孩子、家人兩小時?

一直想寫作?一直想去遙遠異地自助旅行?甚或,一直想辭去目前穩定甚至高薪的工作,試著往夢想前進? 

要實踐「不緊急&重要」的事需要遠見與決心。清楚看到做到之後的益處,體認到那樣的益處對自己的重要性,能改變自己,煥然一新,這是遠見。

要在已然忙碌的行程中加進未雨綢繆的計畫,勢必要調整現有時間,這會帶來新的壓力,有新的挫折或打擊要面對,度過這些要靠決心,用時間換取美好的決心。 

這些事做起來慢,好像沒有效率,但有計畫地去做,效能會在未來展現。