你走進辦公室的第一件事,是列下待辦清單嗎?如果大部分的工作者都會列清單,那為什麼有些人可以 always on time,有些人就是被 deadline 追著跑?你確定自己為何要用清單,以及清單到底可以如何幫助我們嗎?

你是不是也這樣工作?

走進辦公室坐下後,洋洋灑灑列下整排的今日待辦事項,然後開始一項一項完成、劃掉。當然,有些工作者總能如預期在下班前完成所有事物,但大部分的工作者,總會有一些做不完、來不及完成的項目。為什麼?為什麼有些人可以 always on time,有些人就是被 deadline 追著跑?

撇除工作量不一樣的「短期內無法改善」因素以外,也許你該檢視自己列下的清單是否有效。(推薦閱讀:人生管理課:用三張紙、一支筆突破眼前阻礙

本文將從三個面向來討論「清單工作術」,獻給明明有在列清單,卻總是做不完事情的你。

有這麼多工作方法,為什麼要用清單?

工作方法,某種程度上其實與信仰很相似,不同產業、不同工作習慣,都有適合的工作方法,但是「清單」卻能適用於各種產業、工作,甚至連職場以外的日常生活都適用,例如超市採買清單、新年新希望清單、夢想清單等。我們看似與清單緊密而不可分離,但我們真的了解清單嗎?我們知道自己為何要用清單嗎?

美國知名電視製作人寶拉・里佐(Paula Rizzo)曾出版《為什麼菁英都是清單控?》一書,她提到:「清單列得對,列得好,力量是核彈級的。目標一旦寫成白紙黑字,你就必須負起責任。這目標可以小至去賣場把預訂的有機雞蛋給拿回來,也可以大到寫一本書出來,其背後的精神都是一樣的,那就是你要在生活中得到想要的東西,完成你設定的目標(然後在「待辦事項」把那件事情劃掉)。」

你想要某樣東西,你希望完成某個目標,而清單是可以幫助你的最簡單做法。

只要一張紙,一枝筆,你就有機會可以完成想做的事。還有什麼方法比清單更簡單讓我們心想事成?


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心理學家:列清單能打通大腦的任督二脈

清單除了可以幫助增加工作效率以外,其實也有「療癒作用」。寶拉・里佐在書中表示許多心理學家會建議個案列清單,來避免陷入無止盡的焦慮。而根據《閱讀最前線》報導,亞特蘭大的心理醫師崔西.馬克斯(Tracey Marks)更直接點出事實:「資訊的建檔、儲存與組織都是很傷神的,我想一般人都低估了這些過程所耗費的腦力有多大。」

馬克斯認為列清單就像「打通一條路」,讓大腦得以釋放累積許久的疲倦,減少耗費腦力的過程。

如果你認為自己總是忙不過來、永遠有做不完的事,不放試試列個清單吧!寫下來,就能避免大腦一直花費力氣惦記著這些事。只是,想要列一個能有效幫助自己的清單,箇中也是有大學問的。聽聽專案管理 App 創辦人怎麼說!(推薦閱讀:你該會的番茄鐘工作法:要專注也要休息,才能高效率


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如果我想開始列清單,該注意什麼?

專案管理 App「Nozbe」的創辦人麥克.斯利溫斯基(Michael Sliwinski)曾在他的著作《每個人都做得到的清單工作術》中提到,你可以利用清單建立一套自己的工作系統,大致方向如下:

用 1-3-5 原則,快速挑出最重要的工作

一天只列下一件、三件或五件「最重要、最應該被完成的事」,並且最優先處理,幫助自己快速從眾多待辦事項中挑出最重要的工作。

確實切分任務,把大事化成能夠處理的小事

與其列下「寫完一篇文章」的句子,不如列下「找資料」、「寫完大綱」等「具體可做的」小項目。

以 30 分鐘為基準,讓你專心對付單項任務

列出大目標後,底下的細項目應該以 30 分鐘作為拆解基準,讓專注力集中在這 30 分鐘,避免分心中途跳出去做其他事。

利用科技工具,輕鬆養成有組織的好習慣

除了手寫清單以外,也能利用 todoist、Wunderlist 等生產力工具,幫助自己更有效地拼揍、組織各種項目。(當然,如果你習慣手寫記錄也完全沒問題,這只是提供一個科技選擇罷了)

如果你想,讓大腦減輕負擔,把時間花在更值得思考的地方,現在就開始用以上方法列出屬於你的工作/生活清單吧。同時,也推薦你使用格式自由、有空白頁、方格頁、條狀管理圖表頁的 2020 女人迷手帳,幫助你紀錄每一天的待辦事項,讓每一天都比昨天更好!