倘若你總是覺得工作做不完,試著將工作拆解成幾個 5 分鐘任務,改變對你時間的認知,改善拖延的情況!

容我冒昧問一句:請問你想過「自己的成本」嗎?

根據我個人的計算,日本上班族每分鐘的成本,大約是 50 日圓。因此,如果找一份資料要花 10 分鐘,就等於浪費了 500 日圓;這筆錢已經足以買一個午餐便當或是一本週刊了。

但是,如果我們能在工作上巧妙運用 5 分鐘(250 日圓,約新臺幣 66 元)的時間,工作的速度就會變快。

有人常會被誇讚「工作速度好快」。當然,他們本身的動作就非常快,但更重要的前提是,他們對工作的優先順序及步驟都清清楚楚,幾乎不會浪費一分一秒,因此做起來才會如此神速。


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我聽過一位馬拉松選手的故事,過程很耐人尋味。

這位馬拉松選手要在一定的時間內,跑完 42.195 公里。他的規畫如下:

首先,他決定用 3 分鐘左右的時間跑完 1 公里。跑到 5 公里處,大約花了 15 分鐘。接下來每 5 公里,他決定用 30 分鐘左右的時間進行挑戰。聽說這位馬拉松選手還配合這個時間,決定步伐的大小,完全不受周遭的影響,用自己想像的方式跑完了全程。

其實工作也是一樣,如果我評估某項工作的所需時間在 30 分鐘以上,我會把整個任務先分解成數個 5 分鐘。例如,如果我打算花 30 分鐘寫報告,第一個 5 分鐘我會閱讀資料,第二個 5 分鐘檢查資料,接下來 10 分鐘(5 分鐘×2)打草稿,最後的 10 分鐘修潤編排。(推薦閱讀:情緒管理X高效時間利用:你不是超人,學習獎勵自己

只要掌握這個要領,工作速度真的就會變快嗎?

至少你不會像現在坐在辦公桌前,告訴自己「加油!現在起花 30 分鐘寫一份報告吧!」那般勉為其難。事實上,你可以先利用空檔(零碎時間)想像完成報告時的情形,或者讀取相關資料。然後,再以隨手記下的工作便條為基礎,著手開始進行。因為前面已經熱身,現在就能從容的完成工作了。

總之,任何工作都可以用 5 分鐘為單位,進行分解或組裝。

現在,我就介紹一些可以用 5 分鐘為單位來做的工作內容,供大家參考。

可以用「5 分鐘」處理的工作:

報告、下指示、打電話、寫工作便條、收拾辦公桌、檢查文件、為文件起草等。

只要改變你對時間的認知,就可以和拖延的自己說再見。做到這一點,你也一定能確實感受到工作方式、運用時間的方式、整理資料的方式,甚至你的生活方式,都會產生很大的改變。