居家辦公流行中!要如何遠距工作也能保持工作效率與愉快的心情呢?

1. 建立時間管理機制、2. 創造你的「早安循環」、3. 舒適的工作空間、4. 保持與同事間「工作以外」的話題交流⋯⋯

雖然現在並沒有強制規定企業停班,但仍有許多企業自主分流工作、遠距辦公,因此在家工作(Work from home, WFH)如何保持效率成為許多上班族的當務之急,無論你是遠距工作的新手,還是正在尋找晉級策略的老鳥,以下幾個專業人員的建議,都可以協助你保持工作生產力與生活平衡。

事實上,每一個遠距工作者都必須搞清楚自己「應該在什麼時間工作」、「在哪裡工作」以及如何在「工作與個人生活間建立平衡」這三件事。


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遠距工作攸關你的軟硬體設備舒適與否,攸關你的職涯發展、培訓機制以及與同事之間的互動關係,它並非一個小題目,可能也並非暫時性的結果,因此,今天的防疫型行動守則,將帶給大家 4 個遠距工作方法,解解遠距工作者的燃眉之需。

1. 在正常的時間工作,並建立時間管理機制

遠距辦公最大的好處就是「靈活性」,你可以自行安排時間與空間,在瞭解自身工作週期及規律性的情況下,你可以自行調整腳步配合以適應其他人,或是引導他人適應自己。

你可能會發現,遠距工作期間的工作時程會被你往前、或往後挪移,你因此可以擁有完整的早餐時間,取代每天匆忙的通勤;或者,你可能習慣當夜貓,每到半夜才突然靈感大開,能有更好的工作效率。

無論你的習慣是哪一種。所有的計畫應該是固定且規律的,你可以嘗試使用時間追蹤工具(如:RescueTime)或者是行事曆(Google Calendar),可讓你確認是否遵循安排。這些線上工具將幫助你確認一天之中應該完成哪些事、在哪一個時間點最具有生產力,以及什麼時候期待有個小小的停頓或休息。

當你知道自己何時具有最佳生產力時,你才能知道如何掌握自己的優勢。

例如:你如果多能在上午 9:30 到 11:30 之間完成最具挑戰性的任務,那麼請不要在這段時間安排會議,這段時間應該是你集中生產力的時刻,善用它,你便能確保自己一天的產出。

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2. 創造你的「早安循環」!

創建一個引導你進入工作的儀式,會讓「我要開始工作了」這件事情更具說服力。

想要幫助自己儘快進入工作模式,「儀式」可能比「時間」更為強大的驅動力。與其因為「時間到了,我該開始工作了」而展開你的一天;不如給自己一杯咖啡、一片貝果,一集早晨的 Podcast,當你心靈充足,覺得「我準備好了」,那自然是開工的最好時機。


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這件事情非常顯而易見,以「著裝」來說,對於某些人,穿睡衣可能是在家上班的一項特權;但對於另一些人,穿著睡衣在家上班可能是非常糟的策略,那會讓你無精打采,缺乏動力。舉個簡單的例子說明,通常你會在穿起運動內衣、瑜伽褲子、綁起頭髮的時候開始有運動的幹勁,這就是儀式感帶給你的動力。

找到屬於你的「早安儀式」,能夠幫助你說服自己有個「好的開始」,同時也能夠養成新習慣,激發你的效率和潛能。

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3. 選擇一個舒適的工作空間

在家工作最大的好處是什麼?可能是「舒適度」。

但過不了多久,你會發現,過於舒適的環境會令人喪失生產力。儘管在家工作對很多人來說非常方便,因為他大可以躺在床上、沙發上,以任何他習慣或喜歡的姿勢辦公,但通常,舒適的代價是你總對抗不了惰性與瞌睡。

屈服於嗜睡令人感到沮喪,但不可否認的是,在家工作容易掉入「耍廢」的陷阱,你感覺生產力驟降、思考活性也變低,對工作不再具有征服的慾望及成就感,以上都是「過度舒適」所帶來的負面影響。

當你開始感到不對勁,就是你決心擺脫家庭環境誘惑的開始。

擁有一個「專屬於工作」的空間將會大幅改善以上狀況,也可以幫助你征服惰性。當周圍環境為你提供工作氛圍的時候,你的注意力必然會隨著效率的提高而增加,為此,你可以透過完成以下 3 件事,達到提高專注力的效果:

  • 盡可能選擇房間的一角,並保證採光良好。
  • 保持你工作所需的物件(如:筆記本、水、筆等),都可以在你觸手可得之處。
  • 打造你的專屬辦公風格,在喜愛的空間中能讓你保持專注。


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4. 保持與同事間「工作以外」的話題交流

在公司上班不免會有許多與人交流的機會,即便你的工作並沒有合作需求,總還是會有茶水間的閒聊、早晨的問候,或者一起午餐的時間。

孤獨是斷開與人連結的遠距工作最常見的問題,特別對於外向者來說,失去交流等於失去能量補充的機會。

許多公司會嘗試在遠距工作時為同事創造話題,以女人迷 Slack 工作群為例,每天早上機器人會送來一句早安問候,同時邀請你和同事分享一些與工作無關的訊息,比如說:「你最近一次印象深刻的消費?」、「最近看的影集或電影?」、「遺失金錢與遺失照片,哪一件事對你來說比較嚴重?」等,透過日常且容易回答的有趣議題,來創造彼此談論工作以外話題的機會。

又或者,女人迷在全團隊群組裡發起「每天早上由一個人,推薦歌單」的接龍遊戲,透過輕鬆的話題開啟一天的工作,也跟同事們分享你的喜好,這份歌單我們將會於每日早晨整理成文,也分享給讀者,希望可以成為你們早晨工作時的一道微光,有音樂相伴,我想我們都不會那麼孤單。

清楚多少互動才能為自己建立聯繫和被團隊包容的感受,可以有助於你帶著正面的心情面對每天的工作。

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