辦公桌凌亂影響你的工作效率嗎?來看斷捨離整理法,你多桌上其實擁有太多捨不得與無用物。


Sharon(左)指香港人的辦公桌一旦亂起來就亂得像戰場般:紙張、零食、護膚品和裝飾品等雜物四散,桌面下方則放滿快遞、用不到的書本和其他與工作無關的雜物。(黃舒慧攝)

一切源於斷捨離

就辦公室搬遷作準備,領展早前邀請 Home Therapy 創辦人、收納師林翠君(Sharon)舉辦工作坊,教導員工收拾及整理辦公室桌面的技巧。Sharon 指,其實任何整理收納術都離不開「斷捨離」三個字,而憑她的經驗所得,香港打工仔的工作枱之所以如此混亂,主要是源於三大壞習慣。

三大造成工作枱凌亂的壞習慣:


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1. 物品重複

同類物品會有數件。最常見例子有筆、餐具,Sharon指很多人覺得這些物品總有用得着的機會,留在身旁備用也不壞。


圖片|黃舒慧攝

2. 以為總會有用

很多人抱着「屋企無用拎返公司用」的心態把物品由家中帶回公司,相信「將來」在公司總會用得上。


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3. 習慣填滿空間

很多喜歡「有位就塞」,例如把所有東西塞進櫃桶中,覺得眼不見為淨,卻忘記抽櫃因此變得雜亂、缺乏分類,導致日後需要時浪費大量時間尋找物品。(延伸閱讀:懶人打掃法:養成五個習慣,不用二次整理房間

解求方案:掌握三個步驟

Sharon 表示,要為辦公室的枱面來一次斷捨離,可跟隨三個步驟的做:

1. 【設立目標】想像自己理想的工作空間是怎麼樣,例如,你是喜歡簡約、零雜物的環境?還是有創意的工作枱?

2. 【將所有物品分類】雖然把所有東西拿出來的壓力非常大,但只有這樣做,才能知道物品的數目,提醒自己勿再過度消費。然後,按照「紙張 > 零食 > 其他雜物 > 有紀念性物品」這次序進行分類

3. 【按照上述次序捨棄物品】根據 80/20 法則,把 80% 的東西棄掉,只留下 20% 真正需要的物品

個案示範:領展員工Julianna

單憑上述的概念解說,讀者也許不易明白箇中道理,因此 Sharon 便嘗試為領展市場部的員工 Julianna 收拾工作枱。

Julianna 指,她其實搬到這座位只僅僅一年,然而它的混亂程度卻實在嚇人:桌桌上全是密密麻麻的紙山,「山堆」細縫中還夾雜着飲品和零食,桌下則堆放着無數紙袋、包裝盒⋯⋯Sharon 甚至還找到一個全新未拆的燒烤爐!顯而易見,上述所提及的三大壞習慣都可在這桌面呈現。Sharon 不禁嘆道:「以十分制來說,這已經有七分(混亂)了。」


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在 Sharon 眼中,Julianna 的辦公桌之混亂程度達到七分,但這種混亂程度,在很多辦公室都不難找到吧!


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Sharon 甚至還找到一個全新未拆的燒烤爐,身經百戰的她也不禁笑指這實在太經典。Julianna 也笑言,曾被同事問及這個爐有什麼用,她就回答總有一天會用到吧⋯⋯。

評過分後,Sharon 便開始動手清理。見她先把 Julianna 所有物品都拿出來,並分成紙張、零食、其他雜物及紀念品四大類別,然後按照這一次序決定哪些物品丟棄、哪些留下。(延伸閱讀:從整理冰箱,開始你的幸福生活:實用冰箱減法哲學

Sharon 指,之所以由刪除紙張開始,紀念品放最後,是因為後者多附帶回憶和感情,較難捨棄,因此必須放到最後。那麼要一時間丟棄這麼多東西,會否造成過多垃圾呢?Sharon 指,「丟棄」其實不一定指要丟到垃圾筒,捐贈、賣出亦是一種方法。

紙張、零食、雜物及紀念品的丟棄心得:


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1. 紙張

因工作需要,Julianna 的工作空間放滿了紙張,甚至還得把它們另放在座位旁的小圓桌上。Sharon 指紙張一般佔去辦公桌的 40% 空間,不過 Julianna 的狀況卻格外嚴重。其實這也不能全怪 Julianna,因為作為 Marketing 一分子,她需要儲起很多報紙、廣告、小冊子等來日後參考,於是她便抱着「將來會有用」的想法儲起各類紙張,慢慢形成這紙山。


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Sharon 指,無紙化是整理辦公室紙張過多的最終目標。員工應只保留重要文件(例如客戶合約),其他文件則全都電子化,至於信件則要馬上拆開並丟棄信封。


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2.零食

Sharon 指清理零食十分簡單,凡是過期、不符合生活習慣(例如因減肥要戒口)的全都扔掉,而剩下來的,可以放在櫃桶中的小角落,整齊又慳位。


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此外,打工仔都會像 Juliana 般留下精美的食物包裝盒作收納之用,Sharon 不反對這做法,但建議使用方形、長方形盒子便好,因圓形的較浪費空間。(黃舒慧攝)


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Sharon 找到一個過了期三年的零食。問起 Juliana 的座位為何會放如此多的零食,她笑說:「看到飽就不會吃了。」


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3.其他雜物

這類物最常見的有文具和餐具。針對文具,Sharon 表示沒有墨水的筆就要丟掉,同一種筆的數量也不要超過三支,尚可使用但已有三支的話,可給予他人使用。


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很多人習慣把外賣餐具留下以備日後使用。Sharon 指這心態便犯上「將來有用」的毛病,因為現實中往往總是用不上。Julianna 存下的環保飲管和餐具亦是如此,從沒用過,遂可即時丟棄。


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一心想着即棄餐具用過一次便可棄掉,其實如在可見將來見不到會用得上的話,直接「即棄」會更好。


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4.紀念品

Sharon 指紀念品都帶著情感寄託,是整個收拾過程中最難處理的部分,所以要留到最後才收拾。


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Julianna 十分喜歡 Keroppi,於是放了一排公仔在桌上。Sharon 就要她選出最喜歡的3至5個出來作保留,其餘的則帶回家中。

整理完畢 煥然一新


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整理完畢後,Julianna 認同丟棄紀念品最為困難,但為了工作開心些,唯有取捨,亦發現其實有很多東西可以丟棄。

Sharon 是次約花了一小時去收拾 Julianna 的枱面,可見這「七級凌亂」的工作枱在斷捨離一次後立即變得非常「企理」,煥然一新,成果驚人。Julianna 總共丟掉的三大盒的雜物,但斷捨理完後,留下的物品必須再度歸位,整個辦公桌整理術才算大功告成。

為了避免辦公桌愈用愈亂,Sharon 強調日常的收納十分重要,並給予以下建議。

日常收納技巧:


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Julianna丟掉的雜物總共三大盒。


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1.零食空間

抽屜上格或中格可設立一個小角落,專門擺放零食,最好善用方形包裝盒作收納之用。


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2.使用直立式文件夾

留下的重要文件可放在同色的直立式文件夾,這便可營造整齊美觀的感覺。文件夾亦可分成兩類,一種是已處理的文件,另一種是有待/正在處理的文件。


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3.枱面分成三部份

辦公桌可分成左、中、右三個空間。左邊是待處理文件,中間是正在處理的文件,右邊是已完成的文件。桌面上應全是最常用的物品。


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4.文具收納習慣

最常用的文具可放在桌面上,用筆筒裝住。較少用的裝在抽屜上格最外處,方便拿取。

以下兩點亦是值得學習的技巧:

1. 紙張的最終目標是無紙化,所以清理時可以順便把它們電子化,平時收到文件最好馬上留下數碼版本,卡片則立即輸入到電話

2. 物品可根據使用頻率由多至少分別放到抽屜上、中、下格中。換言之,最常用的放最頂層,最少用的擺最低層

整理辦公桌有助提升工作表現

把枱面收拾得整潔,好處不僅能節省尋找物品的時間,而且還有利於打工仔的精神健康。Sharon 說:「人體接受訊息的方法,80% 來自視覺,因此雜亂的外在工作環境會影響內在的心靈空間。然而,很多時候,香港人會忽略辦公桌上的雜物所營造出來的負能量,結果引起壓力和負面情緒。清理雜物有助釐清工作上真正所需物品,從而理出具邏輯和理情的思緒,提升工作決策能力。」


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Sharon 提及,整理有助人們認識自我及得到自由。藉此了解個人好惡,並整理人生,擺脫物質、名利、形象、他人看法等束縛。「真正的自由就是沒有物欲,加上事物都是自己 100% 喜歡和用到的。」