整理「會議記錄」你曾經耗費長時間,還是沒記到重點嗎?掌握「三觀點」,讓你做出宏觀有策略性的會議記錄,到哪工作都吃得開!

將會議紀錄做得又快又好,就能成為你的武器。只要是與會人員,任誰都能做會議紀錄,而且單憑一點小技巧,就能大幅提高你的價值。與其在會議室角落坐著發呆,建議各位不如做會議紀錄。(延伸閱讀:會議記錄麻煩?跨國總監的策略思維靠會議記錄訓練

說到會議紀錄的優點,莫過於「遇到不懂的地方能直接發問」。會議紀錄是要記錄給大家看的,你當然能名正言順地說:「不好意思,這部分我聽不清楚,能不能解釋一下?」無論你多麼年輕,對方都樂於回答,而且只要善加利用,還能積極引導開會方向呢(即使你不是會議主持人)。

我打會議紀錄時,會用電腦的 Evernote 同時記錄「三種類型的會議紀錄」。

第一種,是由「現場觀點」所檢視的「會議紀錄本文」,簡單扼要地統整了當下的會議重點發言。我邊聽邊輸入,因此各議題的時間軸一目了然,方便大家事後回顧會議流程。

第二種,是由「導演觀點」所檢視的「會議表演備忘錄」。將自己當成幕後策劃會議的導演,深層解讀發言人的用意、觀察與會者的一舉一動,用自己的方式寫下表演備忘錄。

例如,當你聽別人演講時,如果演講人後退一步,在白板寫字,你就知道「他想要我們注意那裡」;若演講人忽然慢慢低聲說話,你就知道「這幾句很重要」。換句話說,這就像劇本的舞臺指示,你只要將台詞以外的敘述性文字說明,以自己的方式寫下來就好。

像這種開會情況以外的後設資訊,並不是要寫給別人看的,而是用來磨練自己的技巧。將聽過一遍的話消化重整,算得上是我的隱藏技能,為什麼我辦得到?因為我有表演備忘錄。光看著那些寫滿檯面上對話的會議紀錄,是不可能重現開會過程的。但只要留著表演備忘錄,就能完美重現那些成功的簡報資料與會議主持人的舉動。藉此,還能提高自己的簡報能力與會議主持功力。


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第三點,就是由「製作人觀點」所檢視的「開會重點」。這場會議的重點是什麼?那場研習會的主題又是什麼?站在主辦人的立場一想,「其實主管根本只是想捧紅這個人而已嘛」!再多思索一下,你就能發現「其實這場會議只是想暗示某人某件事」而已。想到什麼,就粗略記錄下來。

除了一般的會議紀錄之外,你再以導演與製作人的觀點寫下自己的備忘錄,有助於學習會議主持技巧。如果用製作人的觀點想著:「這次我想讓 ○○ 先生磨練這些技巧。」再用導演的觀點故意引導 ○○ 先生發言、稱讚他,甚至不著痕跡地吹捧他(這可是高難度技巧)。平常藉此機會多多鍛鍊,一旦自己成了會議主持人或簡報發表人,就能從容應對了。

會議結束時,一定會列出「行動項目」的清單,指名誰(負責)做什麼(行動),何時實行(截止日期)。

如果不想讓會議淪為空談,就必須決定接下來的行動,想不到很多公司都沒做到這點。為了讓決策確實執行、釐清責任義務,「誰」、「做什麼」、「何時做」,這三點必須在會議中列出來,然後分享給所有人,屆時員工就不能找藉口說「對不起,我沒做」了。(延伸閱讀:終結冗長會議!七個企業高效開會的方法

不要只是看到什麼就寫什麼,若能拉開距離,想想後設資訊,就能成功學會其他人的優點。利用導演與製作人的觀點,多多偷走那些主持高手與簡報好手的技巧,據為己有吧。

等到把撰寫會議紀錄的技巧練得爐火純青,發現會議中缺乏視覺要素?沒問題,當場搜尋,加上去!若找到影片與連結,也貼上去。你不必等到會議後才統整,而是開會時就能整理出一手高品質會議紀錄,這種人才,每家公司都想挖角。不妨利用會議紀錄,讓你在公司內高人一等吧!一定很有趣!