在職場上特別重要的一件事，就是「學會把事情說清楚」。避免溝通時產生誤解，一起來學學「說出背後的原因」吧！
大部份主管都只記得下指令，卻忘了告訴部屬「為什麼」。
「不過是裝訂資料把順序弄反，老闆就把我罵得狗血淋頭！」、「才報到兩天就丟來這麼大的案子，是看菜鳥好欺負嗎？」瀏覽 PTT 職場版，訴說新鮮人委屈的討論串，幾乎隨處可見。儘管故事各有不同，重點卻都指向同一件事──覺得遭受不合理的待遇。
「合理的要求叫訓練，不合理的要求叫磨練」這句話，對五、六年級生無比熟悉，但要在新世代身上複製，可難上加難。最常見的狀況是，「訓練」、「磨練」搞不清楚，「合理」、「不合理」間認知有落差，結果不是雙方溝通頻生障礙，就是最後新人悻悻求去。
撐久了就是你的：在倫敦的地獄廚房磨練，以所有熬過來的廚師為榮
3種磨練最易引起新人抱怨
什麼樣的要求，常被新人認為是「不合理的磨練」？狀況可略分為下列3種：
- 小事：如維持桌面整潔、文件裝訂須在同一側、影印時邊緣不可出現陰影……明明都是雞毛蒜皮，老闆到底在意什麼？
- 不斷重複的事：一份5頁的企畫案，可以反覆修改10幾次才過關。老闆是故意整人嗎？
- 不簡單的事：突然被交付意料之外的重要任務。
從年輕人的角度理解，確實容易覺得不合理，但主管之所以這麼做，背後當然有理由。問題是，大部份主管都只記得下指令，卻忘了告訴部屬「為什麼」。
溝通從說出來開始：一流人才的說話方式：「面對面」是溝通的第一步
下指令後，記得告訴員工「為什麼」
知名彩妝師游絲棋，自己也曾是「被磨練」的過來人。她的第一份工作是服裝目錄造型助理，平均每天得拍完200～300套衣服，工時動輒20個小時起跳，被老鳥呼來喚去甚至欺負，更是家常便飯。
然而，在完成繁瑣工作的同時，她留心觀察攝影、服裝、模特兒等各種「看似與自己無關」的細節，果然讓成長速度遠快於同儕，半年後即轉型為自由接案。2007年成立雅德爾造型公司後，又多了老闆的身分，開始帶領團隊，指導新進彩妝師。
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「彩妝這行總給人光鮮亮麗的印象，很多人進來後，馬上覺得想像跟現實落差太多，」游絲棋坦言，自己就遇過自稱滿腔熱情、拼命拜託才終於入行的小朋友，不到2星期就跑掉了。如何避免類似狀況一再發生？她的答案是──完整而誠實的溝通。
初期溝通會發生在入行前。由於彩妝工作技術含量極高，勢必得經過長時間練習，才有機會「出師」。每當新人報到，她一定如實描述這份工作最辛苦的面向，包括壓力大、工時長、休假不定時等等，更鼓勵家長一塊來旁聽，「不要讓他們直到上工那天，才了解真實世界的樣子。」
正式成為團隊一員後，隨著訓練展開，溝通重點就變成「為什麼要這樣做」。游絲棋分析，年輕人並非不願承擔責任，只是相對缺乏耐心，面對任何指令，都想知道背後目的。
她舉例，若要求新人主動和顧客溝通，不妨加一句「因為彩妝不只講究技術，能聽懂客人的需求，對以後獨當一面更有幫助！」簡單一句話，內容即涵蓋2個層次：為什麼要求你做這件事，以及做完它能帶給你什麼價值。
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一對一密集交流，有助掌握新人工作狀況
保聖那管理顧問公司總經理許書揚也給主管同樣的建議。他指出，一般企業的績效考核多為每年1~2次，但如果手邊正帶領新人，在到職前半年期間，最好每週都撥出一段短短的時間，與他進行一對一的「闢室密談」，半年後再調整為每月一談。頻率密集的私下談話，目的在於「隨時掌握對方工作上的困擾，並導正缺失」。
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若主管自己已經忙得分身乏術，根本騰不出空來，雲朗觀光集團採用的「以同輩教導同輩」，也值得參考。舉凡在雲朗服務滿一年的優秀員工，都能獲選參與為期3天的「訓練訓練員」課程，並在結訓後成為小團隊領導。之後，更可自己設計教案，同時以「平輩」和「過來人」之姿訓練新人。當雙方擁有同樣的世代語言，溝通起來更加事半功倍。
「磨練」的出發點，應該是讓新人快速成長、學習承擔責任並提升技能。身為主管，如果因一時疏忽，省略了最重要的環節而讓美意付諸流水，甚至讓尚未琢磨的原石來不及成為美鑽，不是太可惜了嗎？
