開始帶人後,常常困在溝通不良的盲點中?如何有效地激勵對方、解決辦公室小圈圈,是職場升級必學之路。

主管和部屬間最常發生的困境,就是雙方密集開會,卻仍溝通不良;前者覺得「部屬怎麼老教不會?」,後者想著「主管幹嘛不交代清楚?」

Q1:以為祭出牛肉,員工卻不稀罕!到底什麼才是有效的激勵?

眼看著部屬身懷潛力,滿心想交付給他更重要的任務,為什麼在祭出「升遷」、「舞台」、「擴大職責」等誘因後,部屬不僅更猶豫退縮,甚至一轉身就遞辭呈?

答案很簡單──你的種種承諾和優待,可能不是他真正想要的東西。

華研國際音樂大中華區總裁何燕玲指出,人在職場上歷練久了,容易產生「自以為是的善意」,也就是本著自身經驗,認為某些事對別人有益,就一廂情願地推給對方。

但人本來就是不同個體,再加上年齡與價值觀的歧異,想要什麼或不要什麼,只有自己心裡最清楚。

「所以最簡單的激勵方法是直接詢問,既可表現尊重,又能避免滿腔熱情被澆熄,最後還覺得自己很委屈,」何燕玲說。


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作家兼生涯講師藍白拖也透露,他聽到不少年輕人不願升遷的心聲是「現在主管的模樣不是我期待的未來」,因為對新世代而言,追尋自我、實現理想的意義,往往不小於金錢和權力所帶來的滿足。

所以,主管不妨主動邀約:「我們抽個時間,談談你對未來的期望吧!」或是開誠布公詢問:「等忙完這陣子,你希望組織提供什麼樣的獎勵?」

重點在營造出高度彈性的氛圍,讓部屬親自說出「自己心底的嚮往」。

一來,部屬滿足了個人所需;二來,主管也能藉機了解其未來目標與職涯規畫,讓獎勵事半功倍!

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Q2:你說 A 他做 B,雞同鴨講、溝通不良怎麼解?

為什麼明明事前反覆溝通,開會時核對進度也很順暢,部屬交出的成品卻令人傻眼?不妨參考以下 3 種做法,跳脫「你說 ABC,他做 DEF」的頭痛情境:

1. 交辦事項時,一併告知「為什麼要這樣做」

很多人做事之所以抓不到核心,是因為從頭到尾只能遵循主管交代的“how”,卻不知道“why”,導致無法應變突發狀況,方向自然偏離。

與其緊抓著執行細節不放,不如一開始先清楚溝通「為什麼要做這件事」,讓部屬以此為軸心,自行思考延伸出解方。


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2. 反問對方:「你覺得怎麼做會更好?」

美商宏智國際顧問公司亞太區資深顧問彭志彬指出,主管和部屬間最常發生的困境,就是雙方密集開會,卻仍溝通不良;前者覺得「部屬怎麼老教不會?」,後者想著「主管幹嘛不交代清楚?」

他建議,主管可以主動踏出第一步,交辦任務後多問一句:「還是你覺得怎麼做會更好?」不僅有助釐清問題,還可能得到從未想過的創意!

3. 平時即建立「相互認同度」

上海太和殿項目經理徐佳伶透露,創辦人沈琬在進行員工培訓時,最強調「相互認同度」,也就是面對同一件事時,雙方心裡呈現的藍圖相似度;一級主管更需超過 95% 以上,才有獨當一面開店的資格。

相互認同度與雙方默契、共事次數、溝通方式息息相關,唯有平時保持密切溝通,才能在交辦重要任務時發揮最大效用。

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Q3:辦公室中派別林立,各自形成小圈圈,甚至影響工作,該怎麼辦?

美國調停者基金會(Mediator Foundation)總裁葛容(Mark Gerzon)分析,衝突可區分為顯而易見、帶著強烈情緒爭執的「熱衝突」,和情緒壓抑、緊繃沉寂、對組織造成無形壓力的「冷衝突」,小圈圈當屬後者。

後者乍看沒有立即破壞力,但只要管理者害怕面對它,甚至期待暗潮浮動的衝突自動消失,一旦環境驟變、公司出現突發狀況、或雙方對立氣氛到達臨界點,整個團隊都會為此付出代價。

葛容強調:「回應衝突就是領導。」,組織行為學專家波雅齊斯(Richard Boyatzis)更進一步提出轉化衝突的 5 個關鍵:

1. 勇敢將衝突搬上檯面

把事情攤開來講清楚,是治癒裂痕最好的辦法。唯有大家開誠布公,才能在主管的帶領下重新聚焦,找回共同方向,避免毫無頭緒的意氣用事。

2. 介入的時機點愈早愈好

若察覺小圈圈之間暗潮洶湧,主管宜盡早介入。一來展現對部門的掌握度,二來隨著爭鬥增加,雙方情緒會愈來愈高漲,導致更多同事必須「選邊站」。

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3. 對事不對人

處理人事衝突時,愈明確具體愈好。建議直接以曾發生衝突的具體事例做討論,一再繞著圈圈講話或用「有人說」、「有同事私下反應」來開場,將導致模糊焦點,或所有人都忙著推拖。

4. 傾聽雙方觀點

當兩邊各執一詞,主管的任務是找到雙方爭執的最大公因數。一視同仁的傾聽,是部屬最能感受到公平對待的做法;唯有感覺公平,才可能有話直說。

5. 整隊再出發

討論後,各方也許都有妥協和退讓,建議再次明確分擔責任給各個成員,讓大家重新扛起團隊的共同目標,避免在「我對、你錯」的氛圍裡逗留太久。


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Q4:看不慣員工的價值觀、工作習慣、生活觀念等「態度」?

從價值觀到生活習慣,員工的某些行為乍看與工作不直接相關,卻好像已在無形中帶來負面影響,此時主管可以參考以下步驟:

先確認真有其事,還是出自刻板印象?

許多資深工作者會下意識地對新世代抱持「媽寶」、「手機成癮」甚至「心志不堅」等先入為主觀念。

不妨往後退一步,以公歸公、私歸私的客觀角度觀察工作表現。假設這名部屬 KPI 年年達標,同事間也沒有特別的負面評價,代表他在組織內和工作範疇上,自有一套自我管理的方式。身為主管,實在不用將精力耗費在盯緊小細節。

溝通時務必善用「中性詞」

若這些行為確實已對工作造成影響,主管的遣詞用字更要謹慎,避免造成反效果。Yahoo 奇摩董事總經理王興舉例,面對開會常遲到的同事,寧可直接問「為什麼你老是遲到?」也不要主觀放大為「為什麼你老是在挑戰紀律?」畢竟上班時間只是紀律的一部份。

太武斷的用詞,會讓主管一開口,部屬的反射動作就是「我跟你沒什麼好講的」。

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了解並尊重彼此價值觀的差異

隨著愈來愈多世代不斷在職場上堆疊,不同的生長背景、思考、行為模式及大異其趣的價值觀,都是身為主管無法逃避的挑戰。與其排斥或亟欲「改造」對方,不妨找出異中求同、碰撞出新火花的樂趣!